Preboarding mit Perspektive: Talent Management schon vor dem ersten Arbeitstag

In einer von Innovationen abhängigen Volkswirtschaft gehören Talente zu den wertvollsten Ressourcen: Sie sind knapp, anspruchsvoll – und mitunter flüchtig. Denn viele Unternehmen buhlen um kluge Köpfe, die mit ihren entscheidenden Future Skills das Potenzial mitbringen, Geschäftsmodelle und Prozesse für die Anforderungen von morgen zu transformieren. Umso wertvoller, wenn Unternehmen die passenden Talente für sich gewinnen konnten.

Firmen machen derzeit jedoch vermehrt die Erfahrung, dass Talente ihnen im letzten Moment wieder entgleiten, weil sie vor Arbeitsantritt den Arbeitsvertrag kündigen oder am ersten Arbeitstag einfach nicht erscheinen. Dieses Phänomen lässt sich vermeiden: Eine HR-Strategie, die nicht erst bei Dienstbeginn ansetzt, bindet Neuankömmlinge an den zukünftigen Arbeitgeber – schon lange vor dem ersten Arbeitstag. 

Preboarding als Gamechanger im Talent Management

Denn obwohl die Digitalisierung das Tempo am Arbeitsmarkt erhöht hat, vergehen oftmals immer noch Wochen oder sogar Monate zwischen der Einstellung und dem ersten Arbeitstag – ohne jegliche Interaktion zwischen Unternehmen und Talent. Befragungen machen deutlich, wie fragil dieser Zeitraum für die Personalgewinnung ist: Rund 30 Prozent aller Unternehmen haben bereits die Erfahrung gemacht, dass Verträge vor Arbeitsbeginn wieder gekündigt wurden. 

Genau an dieser Stelle setzt das Preboarding an: Es beginnt mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und endet, wenn neue Mitarbeiter ihr Debüt im Betrieb geben. Preboarding ist damit Teil jedes umfassenden Onboarding-Maßnahmenpakets. Ist die Preboarding-Phase mit dem ersten Arbeitstag abgeschlossen, geht sie anschließend über in den klassischen Onboarding-Prozess und von dort gehen Talente in die Entwicklungsphase über. 

Preboarding ist darüber hinaus jedoch auch im Gesamtkontext für einen erfolgreichen HR-Bereich bedeutsam. Denn es bildet eine Klammer um Recruiting und Talent Management und ermöglicht so, die Talentgewinnung und -bindung ganzheitlich gewinnbringend aufzubauen. Denn alle HR-Bereiche müssen optimal zusammenarbeiten, um Talenten zunächst eine ausgezeichnete Candidate Experience und anschließend eine ebenso ansprechende Employee Experience zu bieten. Ein Preboarding im Rahmen eines ganzheitlichen Talent Managements unterstützt Unternehmen also nicht nur dabei, geeignete Talente für das Unternehmen zu finden, sondern bereits ab Vertragsunterschrift die jeweiligen Potenziale zu fördern, von der ersten Minute an eine Bindung zum Unternehmen aufzubauen – und kann so im gleichen Maß auch die Herausforderung für HR reduzieren. Etwa indem das Recruiting dabei entlastet wird, immer schneller neue, passende Talente finden zu müssen oder das Personalwesen dabei unterstützt wird, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Damit das gelingt, sollte die Preboarding-Strategie verschiedene Kriterien erfüllen: 

Kriterien für Ihre Preboarding-Strategie

• Talente frühzeitig an das Unternehmen und das Team binden.
• Begeisterung für das Unternehmen, seine Produkte und Firmenkultur wecken.
• Fragen zu Unternehmen, Rolle und Prozess beantworten – bevor sie überhaupt aufkommen.
• Talente auf ihre neue Rolle und Aufgaben vorbereiten, indem z. B. bereits neue Skills vermittelt werden.
• Ängste und Unsicherheit lindern, die mit einem Jobwechsel verbunden sind.

Willkommenskultur mit Preboarding ab Vertragsunterzeichnung aufbauen

Um ihre Ziele zu erreichen, stehen HR-Managern und Führungskräften ein ganzes Bündel an Maßnahmen beim Preboarding zur Verfügung. Sie zielen darauf ab, die Kommunikation mit den Talenten nicht abreißen zu lassen, neue Team-Mitglieder mit ihren künftigen Kollegen vertraut zu machen und alle Beteiligten bestmöglich auf die Neubesetzung vorzubereiten, um bereits von Anfang an die Talente nachhaltig an das Unternehmen zu binden. Folgende Bausteine gehören zu einem erfolgreichen Preboarding:

• Halten Sie regelmäßig Kontakt mit Ihrem Talent, sei es telefonisch oder per E-Mail. Informieren Sie Ihr Talent über die Vorbereitungen rund um den Arbeitsplatz und fragen Sie nach, was neue Mitarbeiter benötigen.
• Übersenden Sie rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag den Fahrplan für den kompletten Onboarding-Prozess, der mit Dienstantritt beginnt, sowie eine Willkommensmappe oder Goodies passend zur Unternehmenskultur.
• Schicken Sie künftigen Kollegen außerdem die Agenda für die erste Arbeitswoche: Wen wird das Talent kennenlernen? Wann sind welche Einführungsveranstaltungen geplant? An welchen Meetings und Konferenzen gilt es teilzunehmen? So können sich Talente bestmöglich auf die neue Umgebung, Aufgaben und Begegnungen vorbereiten.
• Es findet eine wichtige Sitzung statt, aber der Arbeitsvertrag beginnt erst in ein paar Tagen? Laden Sie Ihre Talente dazu ein, vor Ort oder online teilzunehmen. Als stiller Zuhörer können sie sich zunächst ein Bild von der Unternehmenskultur machen und Orientierung erlangen.
• Vernetzen Sie sich auf Business-Portalen wie Xing oder LinkedIn mit Ihrem Talent. Und ermutigen Sie auch Kollegen, Ihrem Vorbild zu folgen. 
• Holen Sie die neuen Talente auch bereits durch erste inhaltliche Berührungspunkte ab. Übermitteln Sie beispielsweise bereits erste Learning-Inhalte, wodurch Talente ihre Kompetenzen stärken können, die sie für die neue Rolle brauchen oder senden ihnen den persönlichen Karrierepfad in ihrem Unternehmen zu. So wird auch der Übergang zwischen Preboarding-, Onboarding- und Entwicklungs-Phase vereinfacht. 

Generell gilt: Der Kreativität im Preboarding sind keine Grenzen gesetzt. Je passender die Maßnahmen zur Unternehmenskultur gewählt sind und auch mal abseits des Standards, desto besser der Effekt auf die Mitarbeiterbindung – etwa ein erstes Kennenlernen mit einem Gamification-Ansatz im Escape Room. 

Besonders digitale Tools können den Prozess um einiges vereinfachen und unterstützen. So lassen sich bereits im Vorfeld interaktiv und multimedial Elemente zur Begrüßung und Vorbereitung integrieren. Denkbar sind etwa Videos, in denen sich die Teams vorstellen oder FAQs mit allen relevanten Informationen, die den Talenten über eine digitale Lernplattform oder eine Mitarbeiter-App zur Verfügung gestellt werden.

Preboarding mit Weitblick: Tipps für Personalentwickler und Talent Manager

Mitarbeiter zu binden, setzt voraus, ihnen eine Perspektive zu eröffnen. Das Preboarding sollte sich daher in den gesamten Talent-Management-Prozess einfügen und nachhaltig auf die verschiedenen Schritte einzahlen. Die wichtigsten Tipps, damit dieses Vorhaben erfolgreich gelingt, haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst:

• Stellen Sie Ihr Personalentwicklungsteam vor und signalisieren glasklar: „Wir haben jederzeit ein offenes Ohr für Ihre Karrierewünsche. Kommen Sie auf uns zu.“
• Entwickeln Sie ein Glossar und kurze, kleinteilig strukturierte Learning-Einheiten – abgestimmt auf die individuellen Wünsche und Bedürfnisse des jeweiligen Mitarbeiters. Talente können ihren Wissensdurst schon vor dem ersten Arbeitstag stillen und sich mit den Spezifikationen des neuen Jobs vertraut machen.
• Erstellen Sie Karriere- und Entwicklungspläne für die verschiedenen Rollenprofile. Berücksichtigen Sie Führungsrollen als auch Fachkarrieren. Listen Sie auf, welche Qualifikationen welcher Pfad erfordert und was es braucht, damit Mitarbeiter die nächste Stufe ihres Pfads erreichen.
• Machen Sie das interne und externe Weiterbildungsangebot zugänglich. Kommunizieren Sie außerdem die Teilnahmevoraussetzungen. 
• Holen Sie Führungskräfte mit ins Boot. Sie sind eine wichtige Brücke zwischen dem strategischen Ansatz der Future Skills und der passenden Förderung der jeweiligen Mitarbeiter, indem sie diese bestärken und bei der gezielten Weiterbildung unterstützen.