Zielgerichtete Workflows und reibungsloses Dokumentenmanagement
Erfahren Sie, wie die Sparkasse Neckartal-Odenwald ihr Dokumentenmanagement verbessert und ihre Prozesssteuerung zukunftsfähig aufgestellt hat – mit GuideCom und dem Service Cockpit.
Effiziente Marktfolge durch Transparenz, smartes Dokumentenmanagement und gezielten KI-Einsatz
Bilanzsumme: ca. 3,1 Mrd. | Mitarbeiterzahl: ca. 400
Die Sparkasse Neckartal-Odenwald entstand zum 31. Dezember 2001 durch eine Fusion der Sparkassen Mosbach-Eberbach, Bauland und Buchen-Walldürn. Das Haus berät Privat- und Firmenkunden rund um alle finanziell relevanten Produkte und Dienstleistungen. Neben aktivem Engagement für das Gemeinwohl, die Region und die Menschen, die dort leben – etwa durch Spenden und Sponsorings – legt die Sparkasse Neckartal-Odenwald einen Fokus auf Nachhaltigkeit. Hier leistet sie einen wichtigen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung in der Region und beteiligt sich aktiv an der ökologischen, ökonomischen und sozialen Transformation.
Die Herausforderung
Die Marktfolge ist sowohl stark effizienzgetrieben als auch enorm dokumentenintensiv. Zielgerichtete Workflows und reibungsloses Dokumentenmanagement sind daher ein Muss – Anforderungen, mit denen sich auch die Sparkasse Neckartal-Odenwald konfrontiert sah. Als das Haus OSPlus Kredit eingeführt hat, war die Anwendungslandschaft geprägt von einer Vielzahl verschiedener Softwarelösungen, in denen die Sachbearbeiter unterwegs waren. Gleichzeitig lief das Dokumentenmanagement größtenteils über die Hauspost und die Zuordnung von Unterlagen zu Vorgängen verlief mühsam und manuell. Die Folgen: Wenig Effizienz und hohe Durchlaufzeiten in der Sachbearbeitung sowie Intransparenz über Prozessschritte hinweg. Gesucht wurde daher eine Anwendung, die Abhilfe schafft, Prozesse optimiert und Hand in Hand mit OSPlus Kredit die notwendige Effizienz ins Kreditgeschäft bringt.
Die Lösung
Mit dem GuideCom Service Cockpit setzt die Sparkasse Neckartal-Odenwald auf eine Lösung, die genau diese Herausforderungen nicht nur adressiert, sondern mit Bravour löst. Die digitale Abbildung aller wichtigen Kreditprozesse ermöglicht eine effiziente und ganzheitliche Abwicklung des Kreditgeschäfts. Anbindungen an OSPlus und das zentrale Dokumentenarchiv (ZDA) sorgen für einen reibungslosen Informationsaustausch und ein vereinfachtes Dokumentenmanagement. Das Haus profitiert davon, dass das Service Cockpit speziell für die Bedürfnisse und an den Prozessen der Sparkassen entwickelt wurde, mit dem Ziel, diese maximal effizient zu gestalten. Das Resultat: Vereinfachte Sachbearbeitung und eine Prozesssteuerung, die von erhöhter Transparenz profitiert.
Diana Frenzel, Direktorin Marktfolge Kredit & Vertreterin des Vorstands„GuideCom sucht aktiv nach Lösungen für Sparkassen und ihre Herausforderungen und findet diese in Form von intelligenten und innovativen Anwendungen.“
Einfaches und integriertes Dokumentenmanagement
In der Sparkasse Neckartal-Odenwald gehört das mühsame, manuelle und zeitaufwendige Arbeiten mit Dokumenten der Vergangenheit an. Stattdessen können Dokumente dank des Service Cockpits nun einfach hochgeladen oder importiert werden. Dabei werden unterschiedliche Kanäle der Unterlageneinreichung gebündelt, sodass die Marktfolgemitarbeiter im Haus über ein einziges, digitales Medium arbeiten können.
Die digital vorliegenden Dokumente sind direkt an den jeweiligen Auftrag angehängt, wodurch das Weiterleiten von Dokumenten ebenfalls erheblich vereinfacht wurde. Eine Schnittstelle zum ZDA des Hauses erleichtert zusätzlich das Archivieren von Unterlagen – die richtigen Indizierungsparameter eingeschlossen.
KI mit viel Zukunftspotenzial
Künstliche Intelligenz kann im Dokumentenmanagement einen zusätzlichen Effizienzschub bieten – Potenzial, dass die Sparkasse Neckartal-Odenwald schnell erkannt hat. Daher testet das Haus aktuell KI Docs, eine Erweiterung des Service Cockpits, die auf moderne Machine-Learning-Algorithmen setzt und so etwa in Verbindung mit der Schnittstelle zum ZDA dabei unterstützt, die neu digitalisierten Kreditakten von Bestandskunden abzulegen. Dabei lernt die Lösung schnell dazu und entwickelt sich kontinuierlich weiter. Die Akzeptanz der Anwendung und von KI im Allgemeinen ist dabei flächendeckend gegeben, da die Mitarbeitenden erkannt haben, dass KI sie bei langwierigen Aufgaben unterstützen und so entlasten kann, sodass mehr Zeit für fachlich anspruchsvolle Aufgaben bleibt.
„In Zeiten des Fachkräftemangels müssen Personalressourcen sinnvoll und effizient eingesetzt werden. KI bietet hier großes Potenzial, dass sich unsere Analysten und Sachbearbeiter auf inhaltlich bedeutende statt vorbereitende Aufgaben konzentrieren können.“
Diana Frenzel, Direktorin Marktfolge Kredit &Vertreterin des Vorstands
Transparenz als Schlüssel zur effektiven Steuerung
Informationstransparenz ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für eine effektive und effiziente Steuerung der Marktfolge. Vor dem Service Cockpit wurde mit Papierstapeln gearbeitet, von denen Mitarbeiter sich Aufträge nehmen konnten. Zusätzlich kamen diverse Anwendungen zum Einsatz – von Excel über Outlook bis hin zu Austauschlaufwerken. Nachvollziehbarkeit und Transparenz – auch zwischen Markt und Marktfolge – waren somit nicht gegeben. Das Resultat: Erschwerte Kommunikation und vielerorts mühsames Suchen nach wichtigen Informationen.
Mit dem Service Cockpit hingegen hat die Sparkasse Neckartal-Odenwald heute eine einzige übersichtliche digitale Datenbank als zentrale Informationsquelle, in der Gruppenleiter und Führungskräfte jederzeit direkt sehen können, wie viele Aufträge vorliegen und wie der jeweilige Stand ist. Gerade in Produktivbereichen mit vielen Mitarbeitern erleichtert dieser Überblick über Auftragslage und Auslastung die Auftragssteuerung im Haus erheblich, sodass die Arbeitslast optimal verteilt werden kann. Gleichzeitig haben auch die Marktmitarbeiter jederzeit Zugriff auf den Status ihrer Vorgänge und können den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. GuideCom ist somit ein unschätzbar wertvolles Werkzeug für die Sparkasse – nicht nur für die Abstimmung zwischen den beiden Bereichen, sondern auch für die übergeordnete Effizienz der Marktfolge.
Ihr digitales Kreditmanagement
GuideCom Service Cockpit
Mit dem GuideCom Service Cockpit steuern Sie Ihre Kreditprozesse optimal. Für automatisierte Workflows und Prozesse, die wertvolle Zeit und Ressourcen sparen. KI Docs, das KI-gestützte Dokumentenmanagement im GuideCom Service Cockpit, bringt einen zusätzlichen Effizienzschub.