Gremienarbeit neu gedacht: Digitale Prozesseffizienz statt Papier
Erfahren Sie, wie die Sparkasse Nordschwaben ihr Gremienmanagement digitaler, schneller und effizienter aufstellt – mit GuideCom Solutions.
Gremienarbeit in der Sparkasse Nordschwaben: Maximale Effizienz durch ein durchgängiges, digitales und papierloses System
Bilanzsumme: ca. 3,6 Mrd. | Mitarbeiterzahl: ca. 500
Die Sparkasse Nordschwaben ist zum 01.01.2025 aus der Fusion der Sparkassen Dillingen-Nördlingen und Donauwörth entstanden. Das Haus berät Privat- und Firmenkunden rund um alle finanziell relevanten Produkte und Dienstleistungen. Besonderer Fokus liegt im Firmenkundenbereich darauf, den Mittelstand in der Region bei klugen und weitsichtigen Investitionen in digitale Transformation sowie Nachhaltigkeit zu unterstützen.
Die Herausforderung
Gremien- und Vorstandsarbeit ist komplex: viele Beteiligte, viele Unterlagen und viele Informationen. Um diese Komplexität beherrschbar zu machen, braucht es Struktur, Transparenz und einfache, vernetzte Prozesse. Die Vorstandsarbeit in der Sparkasse Dillingen-Nördlingen, einem der Fusionspartner, aus denen die Sparkasse Nordschwaben hervorging, war jedoch lange vor allem von einem geprägt: Papier. Statt notwendiger Geschwindigkeit gab es unzählige Vorstandsbeschlüsse in diversen Dokumentenmappen, aufwendige Nacharbeiten und manuell gepflegte Excel-Tabellen. Spätestens durch die Corona-Pandemie wurde klar: Das Haus braucht eine neue Plattform, die das Gremienmanagement digitaler, schneller, effizienter macht.
Die Lösung
Mit GuideCom Solutions hat das Haus genau diese Plattform gefunden und noch 2020 eingeführt. Seitdem können Beschlussvorlagen einfach digital erstellt werden – alle beteiligten Personen sind problemlos an den richtigen Stellen in den Prozess eingebunden. Dabei gibt es keine ausgedruckten Dokumente, keine aufwendige manuelle Informationssuche und keine Excel-Tabellen mehr. Stattdessen hat das Umlaufverfahren in Nordschwaben, in dem mehr als 90 Prozent aller Beschlüsse getroffen werden, deutlich an Geschwindigkeit gewonnen – eine enorme Entlastung für alle an der Beschlussfindung Beteiligten und den Vorstand. Daher war auch im Rahmen der Fusion im Januar 2025 von Anfang an klar: GuideCom Solutions kommt mit, damit flächendeckend von einem zentralen, durchgängigen System profitiert wird.
Beschlussvorlagen durch weniger Papier effizienter gestalten
GuideCom Solutions digitalisiert und vereinfacht die aufwendige händische Arbeit mit Dokumenten, um wertvolle Zeit in der Gremien- und Vorstandsarbeit zu sparen. Wo in Nordschwaben vorher unzählige ausgedruckte Dokumente, verpackt in diversen Dokumentenmappen, darauf warteten, dass jede Seite manuell vom Vorstand unterschrieben wurde, funktioniert die Beschlusserstellung nun vollständig digital. Wo Beschlüsse vorher händisch mit einem Stempel versehen, in eine Excel-Tabelle eingetragen, eingescannt und dann als Kopie an die Ersteller sowie entsprechende Verteilen versandt wurden, sind alle gremienrelevanten Informationen und Unterlagen nun jederzeit leicht digital zugänglich. So fallen keine aufwendigen Nacharbeiten mehr an und Entscheidungen können deutlich schneller und einfacher getroffen werden.
Einfache Einbindung sämtlicher Beteiligter – intuitiv und übersichtlich
Der Weg von einer Beschlussvorlage zum finalen Beschluss ist oftmals lang und führt über viele Schreibtische. In der Sparkasse Nordschwaben geht er aus der Fachabteilung über die Führungskraft zum zuständigen Ressortvorstand und letztlich an die anderen Vorstandsmitglieder. Mit Solutions gestaltet das Haus diesen Prozess schnell und effizient: Beschlüsse werden digital erfasst und alle Beteiligten können einfach an der passenden Stelle in den Prozess eingebunden werden. Dadurch – gekoppelt mit einer vielfältigen und intuitiven Suchfunktion – haben Prozessteilnehmer jederzeit sämtliche für sie relevanten Informationen zentral und digital verfügbar. Damit gehören aufwendiges Informationspingpong und zeitfressende Rückfragen im Sekretariat in Nordschwaben der Vergangenheit an.
Ein durchgängiges System für medienbruchfreie und schnelle Gremienarbeit
Um sowohl das Gremien- als auch das Sitzungsmanagement medienbruchfrei zu gestalten, setzt die Sparkasse Nordschwaben mit Solutions auf ein zentrales, durchgängiges System mit einfachen digitalen Workflows. So lassen sich alle Belange moderner Gremienarbeit im Haus reibungslos und effizient gestalten: von der Erstellung von Beschlussvorlagen über die Genehmigung im Vorstand bis hin zur Einbindung des Verwaltungsrats und dem Sitzungsmanagement.
Martin Jenewein, stv. Vorstandsvorsitzender„Durch die einfache Beschlusserstellung und die digitalen Workflows gewinnen wir enorm an notwendiger Geschwindigkeit. Mit Solutions haben wir keine Brüche mehr, sondern EIN durchgängiges System – Effizienz ohne Ende.“
GuideCom als Partner: schnell, zuverlässig, kompetent
Die Sparkasse Nordschwaben und GuideCom verbindet bereits eine lange, erfolgreiche Partnerschaft über mehrere Ressorts hinweg. Dabei schätzt die Sparkasse vor allem, dass GuideCom nah an den Bedürfnissen des Hauses agiert und immer wieder individuell und lösungsorientiert neue Produkte bereitstellt, die offene Flanken in der täglichen Arbeit abdecken. Neben den pragmatischen Lösungen, die verlässlich und schnell umgesetzt werden, begeistert in Nordschwaben besonders die Kompetenz der Ansprechpartner:
„Die GuideCom-Ansprechpartner sind großartig: Bei einem Anliegen führen wir ein 10-minütiges Gespräch, unsere Bedürfnisse werden direkt verstanden und kurze Zeit später haben wir eine Lösung oder eine Antwort, die uns zur Lösung führt – keine ellenlangen Ausführungen und stundenlangen Webmeetings.“
Martin Jenewein, stv. Vorstandsvorsitzender
