Serviceanfragen in Sekundenschnelle bearbeiten
Erfahren Sie, wie die Hamburger Sparkasse mit GuideCom und dem HR Smart Assistant Roox ihren Personalservice digital ausbaut
Branche: Finance | Standort: Hamburg | Mitarbeiterzahl: ca. 4.400
Die Hamburger Sparkasse (Haspa) mit Sitz in Hamburg ist eine von fünf in Deutschland bestehenden freien Sparkassen. Sie bietet ein breit gefächertes Angebot von Finanzdienstleistungen für Privat- und Firmenkunden in der Metropolregion Hamburg. Mit einer Bilanzsumme von rund 57 Milliarden Euro, rund 4.400 Mitarbeitern sowie rund 1.5 Mio. Kunden ist sie die größte Sparkasse in Deutschland und einer der größten Arbeitgeber und Ausbilder in Hamburg.
www.haspa.de
Die Herausforderung
Die Haspa befindet sich in einem anspruchsvollen Transformationsprozess, der den HR-Bereich gleich doppelt fordert: Einerseits soll er das gesamte Unternehmen mit der entsprechenden Expertise begleiten, andererseits wirkt sich die Transformation stark auf die eigene Weiterentwicklung des Personalbereichs aus. Dem Personalservice kommt in diesem Prozess eine Schlüsselrolle zu, da er unter anderem verantwortlich für die HR-Systemlandschaft innerhalb der Haspa zeichnet. Das fünfköpfige Team ist täglich mit dem Beantworten wiederkehrender Fragen und Anliegen der mehr als 4.400 Kollegen per Mail und Telefon beschäftigt. Ein Aufkommen, das sehr viel Zeit in Anspruch nimmt und entsprechend weniger Zeit für transformative Tätigkeiten lässt.
Die Lösung
Die Haspa setzt in Ergänzung zur FI, der Finanz Informatik als zentralem IT-Dienstleister der Sparkassengruppe, auf GuideCom: Der Personalservice wird ab sofort durch einen neuen digitalen Kollegen unterstützt, unseren HR Smart Assistant Roox. Er ist jederzeit für alle Mitarbeiter ansprechbar – 365 Tage im Jahr, 24 Stunden am Tag. In Kombination mit der App Service aus der GuideCom HR Suite entsteht so ein persönlicher, wirkungsvoller und digitaler Self-Service für alle Standardanfragen der Mitarbeiter, der den Personalservice entlastet. Mit den freigewordenen Kapazitäten kann sich der Bereich auf die bevorstehenden Aufgaben im Rahmen der Transformation konzentrieren.
Mitarbeiter fragen, Roox antwortet
Wie war das nochmal mit einem neuen Jobrad oder der Elternzeit? Fragen wie diese beantwortet in der Haspa ab sofort der HR Smart Assistant Roox. Direkt eingebettet in die GuideCom HR Suite können Mitarbeiter dem digitalen Kollegen des Personalservice nun alle für sie relevanten Fragen stellen. Die passende Antwort erhalten sie direkt – zusammen mit ergänzenden Links zum Intranet oder externen Quellen wie dem Familienportal des Bundes, die weiterführenden Informationen bieten. Und das alles ohne langwierige Suche.
Roox lernt gerne und einfach dazu
Der HR Smart Assistant verfügt bereits über ein Standardset von mehr als 200 relevanten Personalfragen inklusive vorformulierter Antworten und ist somit direkt einsatzbereit. Im Arbeitsalltag aufkommende Themen sowie unternehmensindividuelle Fragen können jedoch vom Personalservice der Haspa einfach und schnell im Repertoire des Smart Assistant ergänzt werden – ganz ohne IT-Expertenwissen.
Zu 100% datenschutzkonform: Jede Anfrage erfolgt anonym
Die Privatsphäre der Mitarbeiter wird durch den Einsatz des HR Smart Assistant zu jedem Zeitpunkt gewährleistet: Es gibt keine Möglichkeit zurückzuverfolgen, welcher Nutzer die Anfrage gestartet hat. Zwar werden anonymisiert Daten erhoben, jedoch ausschließlich zu Optimierungszwecken. So lernt der digitale Assistant eigenständig bei seinen Antworten hinzu und der Personalservice kann identifizieren, welche Themen noch nicht adressiert werden. Nach einer Dauer von 30 Tagen werden die anonymen Nutzereingaben automatisch gelöscht. Datenschutz hat hier die höchste Priorität.
200 Anfragen pro Woche werden von Roox verarbeitet.
Digitaler Self-Service für alle Mitarbeiter im gesamten Prozess
Angestellte profitieren zudem von der smarten Schnittstelle zwischen dem digitalen Assistenten und der App GuideCom Service: So können Mitarbeiter beispielsweise nicht nur die Konditionen und Voraussetzungen für ein Jobrad erfragen; der digitale Assistent liefert den passenden Serviceantrag, den der Mitarbeiter umgehend inklusive aller nötigen Angaben an den Personalservice übermitteln kann. Dieser findet alle Anträge übersichtlich in GuideCom Service und kann sie zügig abarbeiten. Der gesamte Prozess funktioniert also mit nur wenigen Klicks – einfach, schnell, direkt.
Mitarbeiter profitieren von wesentlich schnellerem Service
Durch das hohe Aufkommen an Standardanfragen an den Personalservice warteten Mitarbeiter bis zu 24 Stunden auf eine Antwort zu ihrer Frage. Durch den Einsatz des Smart Assistant und dem damit verbundenen Self-Service erhalten Sie die passende Antwort nun in wenigen Sekunden. Der Personalservice ist dennoch weiterhin erreichbar. Suchen Mitarbeiter den persönlichen Kontakt gibt der Smart Assistant gerne Hinweise, wie dieser zu erreichen ist. So wird jedes Anliegen optimal und im Sinne der Mitarbeiter bearbeitet.
Marco Rohrer, Personalbetreuer Haspa„Roox gibt eine schriftliche Antwort mit relevanten Quellen, wo Mitarbeitende alles noch einmal nachlesen können - so wie ich es früher gemacht habe. Sie bekommen also schnell eine fundierte Antwort, während ich mehr Freiräume für Sonderaufgaben und individuelle Anliegen habe.“
Mehr Freiräume für strategische Themen
Kein wiederholtes Antworten auf die immer selben Fragen und keine doppelten Anfragen mehr bei verschiedenen Ansprechpartnern zugleich – durch den HR Smart Assistant der GuideCom kann der Personalservice der Haspa eine enorme Zeitersparnis feststellen. Zeit, um sich noch mehr auf die bevorstehenden Aufgaben der Transformation zu konzentrieren, wie den Personalservice komplett papierlos aufzustellen.
Mit dem HR Smart Assistant geht die Haspa einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Arbeitswelt von morgen. Immer mit der GuideCom als starken Partner an ihrer Seite.
