Scanlabs Erfahrungsbericht mit GuideCom

Immer entlang der Kundenbedürfnisse: Keine Einführung ist wie die andere

Welche Prozesse und Aufgaben gibt es aktuell? Wie werden diese gelöst? Und wie sehen diese Prozesse in der GuideCom HR Suite aus? Diese und viele weitere Fragen stehen am Anfang jedes Implementierungsprozesses mit GuideCom. Denn mit der HR Suite erhalten Kunden eine Plattform, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten wird. Dementsprechend gleicht kein Einführungsprozess dem anderen. 

Im gemeinsamen Auftaktworkshop definierte das Projektteam, zusammengesetzt aus HR-Experten von Scanlab und Consultants von GuideCom, zunächst den konkreten Projekt- und Zeitplan für die gesamte Projektdauer. Hierbei wurde auch die entsprechende Reihenfolge mit den inhaltlichen Schwerpunkten festgelegt, in welcher die Apps eingeführt wurden.  Um im Projekt einen möglichst reibungslosen Prozess zu gewährleisten, gab es zudem pro App einen Kick-Off-Termin, in dem das jeweilige Nutzungskonzept für Scanlab besprochen und vom Projektteam verabschiedet wurde. Anschließend ging es umgehend in die Umsetzung und Konfiguration. 

Mit der Integration der Stammdaten und der Einführung der Apps „Sextant“ als digitale Personalakte und „Service“, zur Automatisierung und Standardisierung von HR Workflows, wurde der Grundstein für alle weiteren Prozesse gelegt. Dabei standen Scanlab für den Prozess eine ganze Reihe an GuideCom-Experten zur Verfügung: ein operativer Projektleiter pro App sowie ein Multiprojektleiter, der den Gesamtüberblick über die Einführung erhält.

Von HR für HR: Experten auf Augenhöhe

„Jeder Projektleiter hat einen HR-Hintergrund und weiß genau, worauf es ankommt. Wir fühlten uns von Anfang an verstanden – ob es um spezifische Fragen ging oder um das Verständnis, dass im Alltagsgeschäft oft die Zeit knapp wird“, lobt Witting die Zusammenarbeit. So können die Projektleiter bei GuideCom etwa für die Einführung jeder App sehr gut einschätzen, wie viel Nettoarbeitszeit realistisch benötigt wird – ohne Zeitstress oder eine Gefährdung des Projektfortschritts. 

Dank einer schrittweisen Einführung von maximal drei Apps gleichzeitig war der Aufwand für Scanlab jederzeit überschaubar. Regelmäßige Jour Fixes sorgten zusätzlich dafür, dass das Team nie den Überblick im Gesamtprojekt verlor. In Kombination mit appbezogenen Schulungen und Trainingsworkshops, die in jedem Teilprojekt stattfanden und die Ergebnisse der Konfiguration präsentierten, konnte Scanlab so jede Testphase sehr erfolgreich durchführen. „Man merkt richtig, dass die Leute Spaß an ihrer Arbeit haben. Diese Motivation hat uns immer wieder angesteckt“, resümiert Witting zufrieden.

Herausforderungen als Team meistern

Gerade in Softwareprojekten können unvorhergesehene Hürden auftreten – bei GuideCom ist der Kunde jedoch nie auf sich allein gestellt. Ein Paradebeispiel hierfür ist die Einführung der App „Time“, die zur Zeiterfassung bei Scanlab dient. Als produzierendes Unternehmen setzt Scanlab auf PCS-Terminals, an denen 200 Mitarbeiter täglich ihre Zeiten erfassen. Da die HR Suite jedoch primär für die Nutzung am PC und auf mobilen Geräten entwickelt wurde, schuf das Team kurzerhand eine individuelle Schnittstelle zum Terminalanbieter. 

Dank der engen Zusammenarbeit zwischen GuideCom, Scanlab und dem Anbieter konnte die Umstellung pünktlich zum Jahresanfang 2024 erfolgreich abgeschlossen werden – und das weiterhin im geplanten Zeitrahmen. „Es fühlte sich an, als wäre GuideCom Teil unseres eigenen Teams. Statt uns mit Problemen allein zu lassen, arbeiteten wir Hand in Hand an einer maßgeschneiderten Lösung. Man spürt, dass das GuideCom-Team wirklich mit Leidenschaft dabei ist und die beste Lösung für seine Kunden erreichen möchte“, betont Kathrin Witting.