Die häufigsten Fehler bei der Sitzungsorganisation – und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Teilnehmer – mangelnde Kommunikation und Einbindung

Terminkalender sind in der modernen Arbeitswelt voll und eng getaktet, insbesondere auf Leiter- und Vorstandebene. Wenn Einladungen, Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen zu spät eintreffen, ganz ausbleiben oder nicht alle Beteiligten erreichen, kann das daher zu Verzögerungen und Frust führen. 

Lösungstipps:

• Planen Sie Sitzungen mit angemessenem Vorlauf und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Teilnehmenden rechtzeitig informiert sind und sämtliche notwendigen Unterlagen zur Verfügung haben.
• Nutzen Sie für alle Beteiligten einheitliche Kommunikationswege, um Medienbrüche und Informationsverlust zu vermeiden.
• Binden Sie Fachbereiche und -ansprechpartner nur für die Themen ein, bei denen sie Input bringen und einen konkreten Auftrag haben – auch mit Blick auf Datenschutz kann eine gezielte Informationsverteilung sinnvoll sein.
• Eine digitale Lösung kann durch automatische Terminverwaltung mit Erinnerungsfunktion, bruchfreie Kommunikation und nahtlose Bereitstellung von Unterlagen für eindeutige Kommunikation sorgen.

Fehler 2: Agenda – fehlende Zielsetzung, Priorisierung und Zuständigkeit

Beginnt eine Sitzung mit der Frage, was eigentlich heute Thema ist, gibt es eine Informationslücke. Diese bedeutet auch, dass sich die Teilnehmenden nicht angemessen vorbereiten können, da sie vorab nicht wissen, was auf sie zukommt. Dazu kommt Ineffizienz während der Sitzung selbst. Themen werden oft nicht nach Relevanz diskutiert, sondern nach dem Motto „first come, first serve“. In der Folge gibt es Redundanzen oder ausschweifende, wenig zielführende Diskussionen. Gleichzeitig gibt es keine Trennung zwischen Informations-, Entscheidungs- und Diskussionsthemen – ein Umstand, der ohnehin schon anstrengende und volle Sitzungstage zusätzlich verkompliziert. 

Lösungstipps: 

• Erstellen Sie eine strukturierte Agenda mit Zeitrahmen und Verantwortlichen je Thema.
• Priorisieren Sie Themen nach für Sie relevanten Kriterien – etwa Risiko- oder Geschäftsauswirkungen.
• Konkrete Zielsetzungen je Agendapunkt („Entscheidung notwendig“, „zur Kenntnisnahme“, „Diskussion offen“) geben einen klaren Rahmen vor.
• Versenden Sie die Agenda im Vorhinein, um allen Teilnehmenden rechtzeitig alle für sie notwendigen Informationen bereitzustellen.

Fehler 3: Lückenhafte Protokollierung

Protokolle sind das zentrale Dokument zur Nachvollziehbarkeit von Sitzungen. Sie sichern die Willensbildung von Gremien ab, dokumentieren Entscheidungen und bieten eine Grundlage für die interne wie externe Prüfung. Trotzdem werden sie in der Praxis häufig eher als formaler Pflichtpunkt betrachtet und nicht mit der erforderlichen Sorgfalt geführt. Die Folge: unvollständige oder missverständliche Formulierungen, fehlende Abstimmungsergebnisse oder unklare Beschlüsse.

Lösungstipps:

• Verteilen Sie klar geregelte Zuständigkeit bezüglich der Protokollierung, um Protokollstandards einzuhalten.
• Digitale Hilfsmittel können unterstützen, Protokolle zu erstellen und effizient mit der Aufgabenverfolgung zu verknüpfen.
• Eine versionssichere Speicherung von Protokollen erleichtert Wiederauffindbarkeit. 

Fehler 4: Fehlende Nachverfolgung von Aufgaben und Beschlüssen

Beschlüsse – insbesondere im Vorstand – sind oft geschäftsrelevant und je nach Unternehmen revisionskritisch oder sogar berichtspflichtig. Ein Beschluss ist jedoch nur dann wirksam, wenn er auch umgesetzt wird. Genau daran scheitert es in der Praxis häufig: (Folge)Aufgaben, Maßnahmen oder Prüfaufträge aus Sitzungen bleiben oft unbeachtet, weil es keine systematische Nachverfolgung gibt. So entstehen Lücken zwischen Beschluss und Umsetzung, die nicht nur organisatorisch, sondern auch aufsichtsrechtlich relevant sein können.

Lösungstipps:

• Erfassen Sie aus Sitzungen resultierende Aufgaben verbindlich – mit klarer Benennung von Zuständigkeit und Frist.
• Überprüfen Sie regelmäßig den Umsetzungsstand.
• Etablieren Sie einen Standardprozess zur Aufgabensteuerung mit klarer Kommunikation an die betreffenden Fachbereiche.

Fehler 5: Missachtung von rechtlichen Vorgaben oder der Geschäftsordnung

In vielen Szenarien – allen voran in öffentlichen Einrichtungen und Sparkassen – unterliegen Sitzungen spezifischen regulatorischen Rahmenbedingungen und Protokolle sind rechtlich relevant. Das praktische Sitzungsmanagement hingegen findet oft noch intuitiv oder gewohnheitsmäßig statt. Dabei kommt es vor, dass Protokolle nicht die formellen oder gesetzlichen Vorgaben erfüllen, dass Sitzungsunterlagen nicht revisionssicher archiviert werden oder dass Datenschutz und Zugriffsrechte vernachlässigt oder nicht korrekt gesteuert werden. Im besten Fall bedeutet das viel Aufwand im Nachgang, im schlechtesten sind Beschlüsse unwirksam oder es kommt zu Beanstandungen durch Prüfinstanzen. 

Lösungstipps:

• Strukturierte, digital unterstützte Prozesse können helfen, formale Vorgaben sicher umzusetzen und sowohl die Protokollführung als auch die Ablage revisionssicher zu gestalten.
• Eine Checkliste kann eine formale Prüfung der Sitzungsplanung gewährleisten.
• Digitale Sitzungsakten inklusive Rechtemanagement können helfen, interne Kontrollsysteme einzuhalten.

Effizientes Sitzungsmanagement in der Praxis

Ein Beispiel aus der Praxis liefert die Stadtsparkasse Düsseldorf: Dort wurde das Sitzungsmanagement über Jahre hinweg größtenteils manuell organisiert – mit hohem Abstimmungsaufwand sowie manueller Vor- und Nachbereitung. Heute laufen Einladung, Agendaerstellung, Protokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben über ein zentrales digitales System – GuideCom Solutions. Das entlastet nicht nur die Assistenz, sondern sorgt auch für mehr Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit in der Sitzungs- und Gremienarbeit.