Mit digitalen Lösungen zu einem smarten Recruitingprozess
Gerade an das Recruiting werden viele Ansprüche gestellt. Die richtige Bewerbermanagement Software kann Sie in Ihrem Recruitingprozess schnell enorm entlasten. Wir zeigen wie.

7 Wege, Ihren Recruitingprozess zu digitalisieren
Gerade an das Recruiting werden viele Ansprüche gestellt: Es muss den Fachkräftemangel ausgleichen, die richtigen Talente für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens finden und das alles möglichst schnell, um keine aussichtsreichen Kandidaten zu verlieren. Die gute Nachricht: Die richtige Bewerbermanagement Software kann Sie in Ihrem Recruitingprozess schnell enorm entlasten. Wie, das zeigen wir in diesem Beitrag.
1. Stellenanzeigen schneller mit allen relevanten Informationen veröffentlichen
Um eine neue Stelle auszuschreiben, benötigt es zunächst intern das Zusammentragen vieler Informationen, bevor die Stellenausschreibung auf der Karriereseite und weiteren Kanälen vom Recruiting veröffentlicht werden kann. Ein effizienter Recruitingprozess beginnt bereits an dieser Stelle mit klar definierten Einstellungskriterien, die für die Erstellung einer präzisen Stellenanzeige essenziell sind. Mit einer schnittstellenübergreifenden Software können Recruiter alle relevanten Daten aus dem Personalservice automatisch in eine Stellenanzeige übertragen und diese ohne viel Aufwand im eigenen Jobportal veröffentlichen. Allein dieser Prozessschritt trägt enorm dazu bei, die Geschwindigkeit im Recruiting zu erhöhen.
2. Mehr Sichtbarkeit für Stellenanzeigen durch Multiposting
Für eine möglichst gute Sichtbarkeit bei potentiellen Mitarbeitern gilt es, als Unternehmen auf einer Vielzahl an Plattformen präsent zu sein – etwa diversen Empfehlungsportalen wie Kununu oder auch digitalen Stellenbörsen. Gerade die regelmäßige Pflege von Stellenausschreibungen in großen Jobbörsen wie Stepstone, Indeed oder LinkedIn kann dabei zum enormen Zeitfresser für das Recruiting werden. Denn alle diese Kanäle zu bespielen, kostet viel Aufwand und Ressourcen, da die Stellenanzeige jedes Mal mühsam neu einpflegt werden muss. Multiposting erleichtert diesen Prozess, indem mit nur einem Klick die Stellenausschreibung über das System auf allen relevanten Plattformen eingestellt und veröffentlicht wird. Insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig eine sehr hohe Anzahl an Stellen ausschreiben, ist das Multiposting eine sehr effektive Maßnahme in der Personalbeschaffung, die den internen Prozess stark optimieren kann.
3. Filter und individuelle Ansichten vereinfachen Screening der Bewerbungsunterlagen
Das Screening der Bewerbungsunterlagen ist ein essentieller Prozessschritt für das Recruiting. Durch eine Bewerbermanagement Software wird dabei das Zusammensuchen aller Bewerbungen aus dem Mailpostfach für eine spezifische Stelle obsolet. Stattdessen werden alle Eingänge vom System automatisch erfasst und ermöglichen es, Einstellungskriterien effizienter zu überprüfen, indem die Bewerberdaten ganz einfach nach beispielsweise einer erforderlichen Ausbildung oder Berufserfahrung gefiltert werden können.
Verschiedene Anbieter setzen darüber hinaus bereits auf den Einsatz künstlicher Intelligenz, um zum Beispiel den Lebenslauf der Bewerber auf zuvor festgelegte Einstellungskriterien zu analysieren. Damit sorgt eine Recruiting Software nicht nur für eine maßgebliche Beschleunigung des Screening-Prozesses, sondern erleichtert es den Recruitern auch, den besten Kandidaten für eine Position zu identifizieren.
4. Neue Kollaborationsmöglichkeiten für die interne Abstimmung
Gerade die Rückmeldung aller Prozessbeteiligten zu erhalten, ist teilweise ein sehr mühsames Unterfangen. Doch auch hier vereinfacht eine Bewerbermanagement Software den Austausch. So gibt es Funktionen, durch die die Recruiter sich kollaborativ über Kandidaten austauschen können, Bewertungen für einzelne Bewerbungen abgeben können und transparent den Status quo des Feedbacks einsehen können. Verfügt die Software zusätzlich über eine Schnittstelle zu Ihrem Kalendersystem, können Sie auch einfach und schnell mit allen relevanten Personen aus dem Unternehmen verfügbare Terminslots für Bewerbungsgespräche vor Ort, digital oder als Telefoninterview finden.
5. Automatisierte Kommunikation sorgt für eine verbesserte Candidate Experience
Während des gesamtes Recruitingprozesses ist eine reibungslose Kommunikation zwischen Bewerbern und den Recruitern besonders wichtig für ein positives Bewerbungserlebnis. Dabei unterstützten automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, beispielsweise um Bewerber über den Eingang ihrer Bewerbung zu informieren oder eine Rückmeldung zur Bewerbung zu geben. Durch Personalisierungen erzeugen die Mails weiterhin ein individuelles und persönliches Gesprächsgefühl, sind jedoch wesentlich ressourcenschonender, da nicht jeder Kandidat einzeln vom Recruiting angeschrieben werden muss.
Manche Softwarelösungen verfügen zusätzlich über einen virtuellen Candidate Room, in dem die Kandidaten sich einwählen können, um den aktuellen Stand ihrer Bewerbung in Erfahrung zu bringen. Gerade, weil viele Talente vergebens auf eine Rückmeldung des potenziellen Arbeitgebers warten, kann mit dieser Maßnahme auch die Candidate Experience nachhaltig verbessert werden, da jeder Prozessschritt im Einstellungsprozess für die Kandidaten transparent nachvollziehbar wird.
6. Einfaches und schnelles Pre- und Onboarding
Das Preboarding und Onboarding spielen bei steigendem Job Ghosting eine immer entscheidendere Rolle, um neue Mitarbeiter erfolgreich ins Unternehmen zu integrieren und von der ersten Sekunde an an das Unternehmen zu binden. Ist der passende Kandidat gefunden, profitiert das Recruiting daher auch bei diesem Prozessschritt von einem schnittstellenübergreifenden Tool. Denn sind die verschiedenen Systeme im Personalbereich miteinander verknüpft oder arbeiten Personalservice und Recruiting sogar in einem Tool, können die Bewerberdaten ganz einfach übergeben und der Vertrag umgehend aufgesetzt werden. Zumal die wegfallende Schnittstelle auch potenzielle Fehlerquellen reduziert, beispielsweise Rechtschreibfehler im Namen des Mitarbeiters beim Übertragen der Daten.
Insbesondere das Preboarding profitiert hier durch die Unterstützung einer entsprechenden Software. Automatisierte Preboarding-Workflows, die einfache Koordination interner Aufgaben durch den Einsatz von zum Beispiel digitalen Checklisten sowie die automatisierte und stetige Kommunikation mit neuen Teammitgliedern helfen dabei, die Bindung des Mitarbeiters ans Unternehmen ab Vertragsunterschrift aufzubauen. Auf diese Weise lassen sich neue Mitarbeiter schnell und effizient in bestehende Arbeitsstrukturen und Prozesse integrieren.
7. Recruitingperformance übersichtlich in Analysen messen
Die Erfassung zentraler Kennzahlen und die Erstellung individueller Reportings sorgt auch im Recruiting für eine hohe Transparenz, zeigt Optimierungspotenziale für den Bewerbungsprozess auf und hilft als Argumentationsgrundlage gegenüber der Geschäftsführung. Ein Prozessschritt, der in keinem Recruiting fehlen darf. Die richtige Software hilft Ihnen dabei, durch passende Dashboards die für Sie relevanten KPIs übersichtlich aufzubereiten. So können Sie auf einem Blick die Performance Ihres Recruitings anhand von Kennzahlen wie der Time-to-Hire oder der Retention-Rate einschätzen. Gerade auch die Funktion, Feedback-Umfragen während und nach dem Auswahlprozess automatisiert durchzuführen gibt dem Recruiting wichtige Insights, wie der Bewerbungsprozess und insbesondere auch die Candidate Experience verbessert werden können. Verfügt Ihre Software über Schnittstellen zu einschlägigen Empfehlungsportalen, können die hier gewonnenen Daten aus den Rückmeldungen von Bewerbern weitere wichtige Erkenntnisse liefern, die dabei helfen, Ihren Einstellungsprozess zu optimieren.
Fazit: Digitale Recruitingprozesse fungiert als Beschleuniger für die erfolgreiche Talentsuche
Der Weg zum digitalen Bewerbermanagement mag für einige Unternehmen eine Herausforderung darstellen, doch die Vorteile für die Personalbeschaffung sind bereits durch kleine Anpassungen enorm. Die einzelnen Prozessschritte der Mitarbeitergewinnung können durch die richtige Software maßgeblich vereinfacht, beschleunigt und verbessert werden. So werden wertvolle Zeit und Ressourcen gespart, die es dem Recruiting erlaubt, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: die richtigen Bewerber zu finden und vom Unternehmen zu begeistern. Gleichzeitig wird die Qualität aller Prozesse im Recruiting grundlegend optimiert und auch wichtige KPIs wie die Time-to-Hire können durch die verkürzten Prozesse im Recruiting verbessert werden. Dies macht deutlich: Digitale Lösungen werden in Zukunft wohl unverzichtbar sein, um talentierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden, um langfristig in der Arbeitswelt von morgen erfolgreich zu sein.
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