Leadership auf Distanz - Über das erfolgreiche Führen virtueller Teams.

Praktisch über Nacht hat die Corona-Pandemie auf den Kopf gestellt, wie in deutschen Unternehmen zusammengearbeitet wird: Remote Work und Arbeit im Homeoffice haben eine zuvor stark ausgeprägte Präsenzkultur abgelöst. Statt im Stuhlkreis finden Besprechungen, Meetings und Workshops seitdem im heimischen Wohnzimmer statt. Digitale Tools wie Zoom, MS Teams oder Skype machen es möglich. In Zusammenarbeit mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO untersucht, welchen Einfluss das Infektionsgeschehen der vergangenen Monate auf das Berufsleben genommen hat. Über 500 Unternehmen haben sich an der Studie "Arbeiten in der Corona-Pandemie – Auf dem Weg zum New Normal" beteiligt. Das Ergebnis hat sogar Fachleute überrascht: 70 % der Betriebe gaben an, dass ihre Belegschaft während der Krise komplett ins Homeoffice umgezogen ist; bei 21 % der Firmen waren die Beschäftigten jeweils zur Hälfte im Büro und im häuslichen Arbeitszimmer tätig.

Führen im Homeoffice heißt Auflösungserscheinungen aufhalten

Was Pendler und Erwerbstätige, die Beruf und Privatleben früher nur schwer unter einen Hut bekommen haben, freut, stellt Führungskräfte vor neue Herausforderungen. "Was machen meine Leute eigentlich?", mag sich mancher fragen. Im Stillen natürlich, denn keiner outet sich gerne freiwillig als misstrauisch. Neben dem mangelnden Vertrauen lauern im virtuellen Team noch andere Fallstricke, die im gemeinsamen Büro deutlich leichter zu umschiffen sind: Die räumliche Distanz macht es schwer, belastbare Beziehungen zu erhalten, ein gemeinsamer Teamgeist bildet sich nicht ohne weiteres heraus, etwaige Missverständnisse und Konflikte werden oft erst erkannt, wenn es zu spät ist. Kein Wunder also, dass Teams, die sich ausschließlich online begegnen, oftmals scheitern und ihre Arbeitsergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleiben. Die räumliche Entfernung führt im schlimmsten Fall zu einer Entfremdung: Die Bindung der Mitarbeiter zu ihren Kollegen und zum Unternehmen leidet.

Besser kommunizieren im virtuellen Team

Vorgesetzte müssen ihr Verständnis von Leadership deshalb komplett überdenken. "Managing by walking around", begleitet von ermutigenden Worten und einem gelegentlichen kameradschaftliche Klaps auf die Schulter verbietet sich in Zeiten von AHA-Regeln (Abstand, Hygiene, Alltagsmasken) und Homeoffice gleich doppelt. Neue Ideen müssen her, wenn die Motivation, der Zusammenhalt von Teams sowie die Bindung ans Unternehmen nichts aufs Spiel gesetzt werden sollen. Gefragt ist ein strukturiertes Vorgehen der Führungskraft, dass sich vor allem auf die Kommunikation mit dem Team und der Kollegen untereinander fokussiert.

Sieben Tipps für eine bessere Kommunikation bei Remote Work:

• Öffnen Sie möglichst viele Kanäle für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern. Jedes Teammitglied muss wissen, wie Sie und die jeweiligen Kollegen über E-Mail, Telefon, Slack, Whatsapp oder Skype zu erreichen sind. Definieren Sie gleichzeitig ein Instrument, über das Sie im Notfall immer ansprechbar sind.
• Pflegen Sie Ihren Kalender noch akribischer, als Sie es ohnehin schon handhaben - und ermutigen Sie Ihr Team, es Ihnen gleichzutun. So weiß jeder jederzeit, ob er bei einer Frage zeitnah eine Antwort zu erwarten hat oder wie lange er sich gedulden muss. 
• Teams, die verteilt in mehreren Städten, Ländern oder sogar auf verschiedenen Kontinenten zusammenarbeiten, praktizieren sie schon lange: Regelmäßige Online-Konferenzen, die alle Beteiligten eines Projekts auf den neuesten Stand bringen und die Möglichkeit für Fragen und Feedback geben. Sollten Sie Ihr Team nicht ohnehin schon regelmäßig zu einem Jour Fixe oder Standup-Meeting zusammentrommeln, fangen Sie jetzt damit an. Auf Distanz und Online versteht sich.
• Tragen Sie (Online-)Meetings mit ausreichend Vorlauf ein. Mitarbeiter im Homeoffice müssen mitunter mit unterschiedlichen Herausforderungen jonglieren. Gerade wenn sie Kinder haben, der Lebenspartner ebenfalls von Zuhause aus arbeitet oder nur begrenzter Wohnraum zur Verfügung steht. Geben Sie ihnen die Planungssicherheit, die sie brauchen, um zuverlässig zu bleiben und sich gut vorbereitet einzuloggen. 
• Kennen Sie diese Video-Konferenzen, bei denen man sich anschließend fragt: „Was war das?“ Sie stammen aus einer Zeit, als Online-Calls noch sporadisch eingesetzt wurden und eher einen Alibi-Charakter hatten. Heute passiert Ihnen das nicht mehr, denn Sie haben Ihren Mitarbeitern klare Regeln für die respektvolle, strukturierte Kommunikation im Videochat an die Hand gegeben. Im Idealfall sogar als hilfreiches Merkblatt.
• Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer hinreichend zu Wort kommen. Für viele Mitarbeiter mag der Umgang mit Videokonferenz-Software noch ungewohnt sein. Übergehen sie die leisen, die scheuen Kollegen nicht.
• Sorgen Sie dafür, dass jedes Teammitglied weiß, was bis wann zu tun ist. Klare Briefings hinsichtlich Aufgaben, Rollen und Deadlines sind bei Online-Besprechungen unverzichtbar. Fassen Sie die Vereinbarung im Anschluss notfalls schriftlich zusammen und schicken das Protokoll an alle Teilnehmer. So kann sich niemand aus der Verantwortung stehlen.

Führen Sie sich immer vor Augen, dass Kommunikation für ein Team im Homeoffice das A und O ist. Der Flurfunk ist abgeschaltet; wichtige Informationen lassen sich nicht mehr im Vorbeigehen aufschnappen und weiterverbreiten. Führungskräfte sind gut beraten, ihr Verständnis von Leadership konsequent auf den Informations- und Wissensaustausch auszurichten. Das operative Geschäft lässt sich weitgehend delegieren.

Die Kollegen fremdeln? Das muss nicht sein

Zwischen Himmel und Erde gibt es auch im Berufsleben mehr als das fachliche Gespräch. Wenn man sich aber nicht mehr in der Kaffeeküche begegnet, nicht mehr zusammen zum Mittagessen geht und der gemeinsame Spaziergang um den Block auf unbestimmt verschoben ist, fällt weg, was Projektkollegen, Schnittstellenpartner und Junior Manager in Individuen aus Fleisch und Blut verwandelt: der zwischenmenschliche Austausch. Ob jemand lieber zum Italiener geht oder zum Griechen, am Wochenende in die Joggingschuhe schlüpft oder ein Abo in der Boulderhalle hat und wie sein heißer Netflix-Tipp lautet – solche Details entscheiden unter Kollegen, ob sich Sympathien und Vertrauen entwickeln. Vorgesetzte sollten ihre Mitarbeiter durchaus ermutigen, untereinander Kontakt zu pflegen – auch die Führungskraft kann zu einem guten Miteinander beitragen.

Wie Führungskräfte Zufriedenheit und Teamspirit stärken können:

• Signalisieren Sie, dass Sie für den persönlichen Austausch zur Verfügung stehen. Nicht jedes Anliegen ist für die große Online-Runde geeignet. Früher hat bestimmt auch regelmäßig ein Mitarbeiter für ein diskretes Gespräch unter vier Augen an Ihre Tür geklopft. Halten Sie auch über die Distanz eine Politik der offenen Tür aufrecht. Geben Sie bei diesen Gelegenheiten Feedback und Anregungen.
• Planen Sie vor und nach Online-Meetings einen Puffer ein, in der es keine Agenda abzuarbeiten gilt. Diese Zeiten sollen rein dem gemeinsamen Smalltalk dienen.
• Etablieren Sie Online-Rituale, denn diese sorgen für Sicherheit und Orientierung. Eine Kollegin hat Geburtstag, das Team hat einen wichtigen Meilenstein erreicht oder ein neuer Kollege hat sich der Abteilung angeschlossen? Machen Sie aus dieser Situation etwas, woran sich alle Beteiligten gerne erinnern. Kleine Aufmerksamkeiten, wie etwa ein Gutschein, lassen sich übrigens digital oder per Post verschicken.

Die Party ist vorbei, es lebe der Sport

"Aber man muss doch gemeinsam feiern können!" Muss man das? Die großen gemeinsamen Erfolge zu begießen, ist während einer Pandemie nicht möglich. So manche Teams saßen schon abends mit einem Glas Rotwein vor der Webcam – und waren am Ende oft doch frustriert. Was aber spricht dagegen, als Führungskraft als Dankeschön stattdessen eine Wanderung, einen Kurs im Bogenschießen oder eine Partie Minigolf zu organisieren? Am besten eignet sich ein Outdoor-Termin, mit Abstand und im Rahmen der erlaubten Höchstgrenze an Teilnehmern. Wenn man sich so selten trifft, ist doch jede Begegnung ein Fest – und kann den Teamgeist nur beflügeln.