Nur mit Robotics-Lösungen kommen wir nun wirklich weiter

Jan Mersmann ist bei der Sparkasse Münsterland Ost für die Marktfolge verantwortlich. Zuvor hat er als Leiter der Organisations- und IT-Abteilung zusammen mit dem S-Servicepartner die Marktfolge-Standardisierung in seinem Haus vorangetrieben. Jetzt steht mit der Automatisierung der nächste große Sprung an. Was erwartet er – und was hat zum bisherigen Erfolg beigetragen?

Wo geht es für Sie strategisch in der Marktfolge hin? 

Hier läuft alles ganz klar in Richtung Standardisierung, Automatisierung und KI. Wir verstehen uns als Dienstleister des Marktes und wollen in der Analyse Ansprechpartner auf Augenhöhe sein. In der Sachbearbeitung möchten wir so viel wie möglich ‘auf die Maschine bringen’, sprich standardisieren.  

Wo stehen Sie bei der Standardisierung – auch im Vergleich zu anderen Sparkassen?

Wir glauben, wir sind hier schon sehr weit – allerdings immer darauf gemünzt, wo die Sparkassen-Organisation im Moment steht. Denn es gibt auch noch viele Prozesse ohne Standard, etwa bei den Investitionskrediten. Da ist jeder, und damit natürlich auch wir, noch sehr individuell unterwegs. Von daher: Den Weg der Standardisierung werden wir, wo es noch möglich ist, weitergehen. Aber unser Hauptaugenmerk liegt darauf, die standardisierten Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren und digitalisieren. 

Welchen Effekt versprechen Sie sich von der Automatisierung?

 Wir glauben, dass wir mit einer Automatisierung unsere Prozesse noch effizienter gestalten können. Dadurch wollen wir so günstig wie möglich produzieren können, zum Beispiel beim Thema Kredite. 

Gibt es dabei einen Aspekt, den man leicht übersieht?

Die Qualität darf nicht auf der Strecke bleiben. Gerade beim Thema Analyse ist es wichtig, Kompetenz und Know-how im eigenen Haus zu behalten, um Kredite, Anfragen oder wirtschaftliche Verhältnisse möglichst objektiv beurteilen zu können. Das gilt im Besonderen für das risikorelevante Geschäft, das vielleicht gar nicht so einfach zu standardisieren ist. 

Wie sind Sie an den Punkt gekommen, an dem Sie heute stehen? 

In den vergangenen Jahren haben wir gemeinsam mit dem S-Servicepartner unsere Prozesse sukzessive standardisiert. Teilweise waren wir ‘im Pilotstatus’ unterwegs und haben Lösungen von der Pike auf mitentwickelt. Das braucht seine Zeit, so etwas geht nicht von heute auf morgen. Das Ziel war, vom Know-how zu profitieren. Denn der S-Servicepartner hat einen Überblick über die Sparkassen und prägt so den Standard der Sparkassenorganisation. 

Wie stark halten Sie sich dabei an die „Betriebsstrategie der Zukunft” (BdZ)?

Wir haben einen BdZ-Plan, setzen diesen aber ein wenig anders um als das Verbandskonzept. 2018 haben wir gemeinsam mit der Strategie- und Managementberatung zeb für uns einen Plan mit Zielwerten und Maßnahmen entwickelt. 

Wie geht es jetzt weiter?

Wir warten auf den nächsten Schritt der Automatisierung, der über die Finanz Informatik vorangetrieben werden muss. Wir beobachten, welche Robotic Process Automation entwickelt wird, die wir dann bei uns einsetzen könnten. 

Wir hören heraus: Von Robotics-Lösungen für einzelne Häuser halten Sie wenig?

Das würde keinen Sinn ergeben, weil sich die Investitionskosten nie amortisieren würden. Plus: Wir haben auch gar nicht die IT-Expertise dafür. Das Know-how ist in der Sparkassen-Organisation und der Finanz Informatik vorhanden – und das wollen wir in den Prozessen mitnehmen. Aus unserer Sicht ist das genau der richtige Weg. 

Was können andere Banken-Manager aus Ihren Erfahrungen mitnehmen?

Ein ganz wichtiger Punkt ist sicherlich, sich ernsthaft mit dem Thema auseinanderzusetzen, zu starten und auch mutig zu sein – auch bei der Bewertung von Punkten, die verzichtbar sein könnten. Denn auch wir haben schnell gemerkt, dass es viele alte, liebgewonnene Zöpfe gibt. Die hält man zunächst für richtig. Bei einer offenen Betrachtung stellt man aber fest, dass man auf sie verzichten kann.

Inwieweit hilft dabei der Blick von außen?

Man ist ja selbst irgendwann ein bisschen betriebsblind. Die externe Brille von zeb und des S-Servicepartners hat uns sehr geholfen, neutral und objektiv zu bewerten, was wir eigentlich brauchen und was nicht. 

Letzte, aber sehr wichtige Frage: Wie haben Sie sich die Teams organisiert und alle Kollegen mitgenommen?
 

Aus meiner Sicht sind zwei Faktoren wichtig für den Erfolg. Zum einen hilft ein schlagkräftiges und vor allem unabhängiges Projektteam, das sich auf Prozessentwicklung und -optimierung konzentriert. Unsere Kollegen waren wenig im operativen Geschäft verhaftet und haben sich aber auch nicht gescheut, zum Beispiel in die Baufinanzierung-Prozesse ganz tief einzusteigen. Zum anderen ist es wichtig, die Mitarbeiter mitzunehmen und ihnen aufzuzeigen, warum auf bestimmte Schritte verzichtet werden kann. Jeder muss es verstehen, damit er oder sie es auch akzeptieren kann. Und das ist eine ganz elementare Führungsaufgabe. Am Ende ist ein Zusammenspiel nötig aus Projektarbeit, Prozessoptimierung, Führung und Motivation der Mitarbeiter, diesen neuen Weg mit einzuschlagen.
 

Vielen Dank für das Interview!