Große Zeitersparnis und verbesserte Kommunikation

Ralf Wagemann, ehem. Vorstand der Sparkasse Aachen, gibt im Interview Einblicke, von welchen Vorteilen er und sein Haus durch die Nutzung von GuideCom Solutions profitieren und wie die Lösung sie bei der Vorstandsarbeit von morgen unterstützt.

Herr Wagemann, wie sieht Ihrer Meinung nach die Vorstandsarbeit der Zukunft aus?

Ich glaube, die Vorstandsarbeit wird sich nicht wesentlich von der heutigen unterscheiden. Es gilt nach wie vor, Entscheidungen unter schwierigen Bedingungen zu treffen. Allerdings wird der Prozess zunehmend komplexer, weil die aufsichtsrechtliche Komponente eine immer stärkere Bedeutung einnimmt. Dementsprechend gilt es, das Umfeld so zu organisieren, dass man vernünftig und vor allem schnell entscheiden kann. Das ist für mich der bedeutsamste Punkt in Zukunft. Denn der Entscheidungsprozess wird schnelllebiger. Wir haben weniger Zeit, bei gleichzeitig mehr Druck.

Wie treffen Sie unter diesen Bedingungen Entscheidungen und wie hilft Ihnen dabei GuideCom Solutions?

Wir hatten vorher ein System, das gut funktioniert hat. Allerdings war es mit Medienbrüchen versehen und nicht voll digital. Was uns vor allem Probleme bereitet hat: Wenn man im Nachhinein noch mal Dokumente oder einzelne Informationen gesucht hat, hat es immer relativ lange gedauert. Daher wollten wir ein System, in dem alles integriert ist, sodass man die gesuchten Informationen schnell findet. Uns war zudem wichtig, dass der Erstellprozess formalisierter und standardisiert erfolgt, gleichzeitig aber trotzdem schnell funktioniert – beispielsweise bei der Information der von der Entscheidung Betroffenen. Das war in der Vergangenheit immer ein Engpass. 

Deswegen haben wir uns verschiedene Systeme angesehen. Entschieden haben wir uns für GuideCom, da unser Bedarf von der Software sehr gut abgedeckt wird. 

Wobei unterstützt Sie GuideCom Solutions in der Organisation Ihres Hauses?

Der größte Vorteil ist, dass nach einer Vorstandssitzung die Informationsverteilung ins Haus hinein nun deutlich schneller geht. Genau das, was wir uns gewünscht haben. In der Vergangenheit musste dafür immer ein Protokoll geschrieben und selektiv an die betroffenen Personen verteilt werden. Das hat Kapazitäten gebunden, gerade im Vorstandsstab. Waren diese Kapazitäten nicht vorhanden, beispielsweise aufgrund einer Verwaltungsratssitzung am nächsten Tag, hat es teilweise bis zu einer Woche gedauert, bis alle Adressaten aus einer Sitzung informiert wurden. Oder der Vorstand musste diese Aufgabe persönlich übernehmen, was je nach Terminlage auch nicht immer möglich war.

Das geht jetzt wesentlich automatisierter und schneller, da es vom System erledigt wird. Hier hat die Lösung gehalten, was uns am Anfang versprochen wurde. Dadurch spüren wir auch einen weiteren sehr großen Vorteil im Haus: Die schnelle Kommunikation fördert die Akzeptanz unserer Entscheidungen. 

Welche Vorteile bietet die Nutzung von GuideCom Solutions konkret für Sie als Vorstand?

Dadurch, dass das System strukturierter ist, müssen diejenigen, die die Vorlagen schreiben, auch strukturierter formulieren. Das ist für uns ein echter Gewinn. Denn das Lesen wird einfacher und teilweise muss ich Dokumente gar nicht mehr komplett lesen. So funktioniert der Prozess wesentlich schneller. 

Kam der Impuls zum Wechsel Ihrer digitalen Lösung eher aus Ihrem Vorstandsstab oder dem Vorstand? 

Der Impuls kam eindeutig aus dem Vorstandsstab, weil das diejenigen waren, die unter dem Mehraufwand durch das alte System leiden mussten. Alles musste händisch erledigt werden. Jetzt erfolgt vieles automatisierter und viel schneller. Wird zum Beispiel etwas im Nachhinein geändert, muss kein komplett neues Dokument mehr verschickt werden. Das ist auch auf Empfänger-Seite angenehmer. Wenn ich mich bei GuideCom einlogge, habe ich immer den aktuellen Stand.  

Würden Sie sagen, dass der Einsatz digitaler Lösungen in der Vorstandsarbeit in Zukunft immer wichtiger wird?

Das ist nichts, was nur die Vorstandsarbeit angeht, sondern wir haben diesen Trend generell im Haus, in vielen Bereichen, wo technische Lösungen den Prozess vereinfachen. Zum Beispiel im Bereich der Revision nutzen wir eine Software, die die Abläufe automatisiert. In anderen Bereichen, wo viel kommuniziert wird, haben wir Ticketsysteme eingeführt, um den Workflow stärker lenken und automatisieren zu können. 

Mit unseren speziellen Aufgaben in der Vorstandsarbeit, die sich doch von anderen Bereichen unterscheiden, war GuideCom Solutions für uns das System, das am besten gepasst hat. Ein anderes Beispiel, was auch die Firma GuideCom betrifft: Im Kreditbereich nutzen wir seit kurzem Credo. Eine Lösung, die genau das Gleiche macht: Die Kommunikation mit verschiedenen Beteiligten besser zu steuern und zu automatisieren. Das funktioniert sehr gut und hat hohes Potenzial bei uns im Haus.

Vielen Dank für das Gespräch.