Strategische Personalplanung: Immer einen Schritt voraus

In einer globalisierten und digitalisierten Welt, in der alles mit allem zusammenhängt, werden Risiken zunehmend unvorhersehbar. Auch das Personalmanagement ist davon betroffen. Abhilfe kann die strategische Personalplanung verschaffen – gerade, wenn sie durch digitale Werkzeuge unterstützt wird.

Ein Ereignis am anderen Ende der Welt führt manchmal dazu, dass hierzulande plötzlich ganze Belegschaften in Kurzarbeit gehen oder anderswo in Rekordtempo Produktionsstätten und Kapazitäten aufgebaut werden müssen. HR ist aber auch mit Aspekten konfrontiert, die sich zuverlässig und langfristig planen und berechnen lassen. Damit befinden sich die HR-Beschäftigten in einem Spannungsfeld aus vorhersehbaren und nicht vorhersehbaren Ereignissen. Beide nehmen Einfluss auf den gegenwärtigen und zukünftigen Personalbedarf. Ein Instrument, um diesen Balanceakt souverän zu bewältigen, ist die strategische Personalplanung. 

Mit Sicherheit planen

Ausgangspunkt jeder strategischen Personalarbeit ist zunächst der Ist-Zustand: Wie viele Mitarbeiter hat das Unternehmen? Wie viele Stellen sind vakant und müssen nachbesetzt werden? Wo arbeiten die Teams auf Anschlag und benötigen zusätzliche Unterstützung? Wie sich Neueinstellungen oder Umstrukturierungen auf Kapazitäten und Kosten auswirken, zeigt eine HR-Software zuverlässig auf. In Abstimmung mit der Fachbereichsleitung kann HR die passenden Maßnahmen einleiten und die unterschiedlichen Unternehmensbereiche unterstützen.
Mit dieser Service-Leistung wird der Personalbereich seiner Funktion als Business-Partner für die einzelnen Organisationseinheiten gerecht. Doch strategische Personalarbeit kann noch viel mehr.

Modelle und Hochrechnungen für morgen

Richtig spannend wird strategische Personalarbeit, wenn sie einen Blick in die Zukunft wirft. Welche Kompetenzen und Stellen werden morgen und übermorgen benötigt, um das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen? Welche Mitarbeiter gilt es heute schon gezielt zu fördern, wenn sie übermorgen fit für Führungsaufgaben sein sollen? 
Den Unwägbarkeiten disruptiver Märkte und einer hohen Konnektivität stehen dabei Big Data und ausgefeilten Analysen gegenüber. Auf der Basis von Daten simuliert die Software für HR-Szenarien und Forecasts, die helfen, offene Fragen des künftigen Bedarfs zu beantworten. Dabei beschränkt sich die strategische Personalarbeit, wenn sie sich mit dem Soll-Zustand beschäftigt, keineswegs auf eine einzige Modellrechnung, sondern bezieht eine Vielzahl von Optionen mit ein. Das umfasst zudem schnelle, notwendige Reaktionen auf sich rasch verändernde interne und externe Gegebenheiten. Denn wenn Human Resources seine Rolle als Vordenker ausfüllen soll, muss es in alle Richtungen denken. 

Damit dies gelingt, ist der enge Schulterschluss mit der Unternehmensleitung sowie den Fachbereichen notwendig. Dort entscheidet sich, welche Geschäftsstrategie das Unternehmen verfolgt, welche Märkte es erobern, aus welchen es sich zurückziehen wird. Um ihre Ziele zu erreichen, ist die Geschäftsführung auf den HR-Bereich angewiesen. Ihm kommt die erfolgsentscheidende Aufgabe zu, das Unternehmen rechtzeitig und in ausreichender Anzahl mit seiner wichtigsten Ressource zu versorgen – den Menschen und ihrer Innovationskraft.

Weiter Blick über den Tellerrand

Die Personalplanung wirkt somit in alle Teile des Unternehmens hinein. Erst in den Fachbereichen erfährt HR welche technologischen Entwicklungen neues Fachwissen und Kompetenzen erforderlich machen. Wo entstehen neue Schnittstellen und wo muss Personal nachgeschult werden? Welche Kompetenzen können nicht durch interne Weiterbildungsmaßnahmen abgedeckt, sondern müssen extern am Markt eingekauft werden? In vielen Bereichen, etwa der IT, herrscht großer Konkurrenzdruck zwischen den Unternehmen. Einzelne Schlüsselqualifikationen sind in nahezu jeder Firma begehrt. Wer es hier schafft, den Bedarf sehr frühzeitig zu erkennen und zeitlich, quantitativ und qualitativ optimal zu decken, trägt maßgeblich zur weiteren Geschäftsentwicklung bei.

Am besten kann der Personalbereich auf die vielfältigen Anforderungen der strategischen Personalplanung reagieren, wenn er seinen Blick öffnet: Es gilt, das Geschäftsumfeld, Marktentwicklungen und Innovationen der Branche, in der der eigene Arbeitgeber sich bewegt, zu beobachten und zu analysieren. Ohne Kenntnisse des Geschäfts- und Marktumfelds würde HR im luftleeren Raum agieren. Deshalb führt strategische Personalplanung und die dafür notwendige 360-Grad-Sicht auf das Unternehmen und darüber hinaus automatisch zu einem neuen Selbstverständnis von Personalern: zu einem Selbstbild als hoch qualifizierter Spezialist bei gleichzeitig generalistischen Fähigkeiten.

HR als Berater der Geschäftsleitung

Wie etwa Klimaforscher stützt sich Human Resources bei der strategischen Personalplanung bei ihren Voraussagen auf eine Reihe von Daten, die in der Software erfasst, verwaltet und analysiert wird. Und so wie Wissenschaftler Regierungen beraten, befähigen Modelle das Personalmanagement, die Geschäftsleitung zu beraten. HR kann zum Beispiel einschätzen, ob ein Expansionsvorhaben in dem vorgesehenen Tempo und Umfang von der Belegschaft zu bewältigen ist. Auch wenn es darum geht, einen neuen Standort zu eröffnen, sollte die Unternehmensleitung auf HR hören: Denn der Personalbereich weiß in der Regel, um die Attraktivität eines Standorts, um die Mobilität der vorhandenen Belegschaft – und ob am neuen Firmensitz bereits vorhandene Branchencluster oder Hochschulen ausreichend Nachschub an Fachkräften versprechen.