Leitfaden für erfolgreiches Ausbildungsmanagement 

Phase 2: Preboarding neu gestalten

Pre- und Onboarding für Auszubildende neu gestalten

Der Wettbewerb um gute Talente endet nicht damit, dass die angehenden Auszubildenden ihren Arbeitsvertrag unterschreiben. Auch in der Phase bis zum tatsächlichen Beginn der Ausbildung kann es passieren, dass sie noch abspringen. Bei gut einem Fünftel der Unternehmen bleiben Ausbildungsplätze hierdurch unbesetzt. Ein Preboarding hilft dabei, Azubis von der Unterschrift bis zum ersten Arbeitstag zu halten und an das Unternehmen zu binden.

Unsicherheit sorgt für die meisten Absprünge vor dem ersten Arbeitstag

In der Zeit von März bis Juni heißt es für viele Unternehmen bangen. Immer wieder kommt es dazu, dass Auszubildende noch vor Ausbildungsstart absagen. Neben einem besseren Stellenangebot liegt das insbesondere an einem Faktor: Unsicherheit aufseiten der Azubis. Trotz unterschriebenen Vertrags und damit einem sicheren Arbeitsplatz. Dieses Gefühl hat sich gerade durch die Pandemie in den letzten Jahren weiter verschärft. 93 Prozent sind durch ihren Wunsch nach Sicherheit und Stabilität im Beruf einem Wechsel nicht abgeneigt – knapp die Hälfte sogar noch vor Beginn der Ausbildung.

Viele Fragen schüren diese Unsicherheit zusätzlich: Habe ich mich wirklich richtig entschieden? Werde ich gut ins Team aufgenommen? Und warum habe ich so lange nichts von meinem neuen Arbeitgeber gehört? Seitens der Unternehmen ist daher viel Engagement mit den richtigen Maßnahmen gefragt, um den Azubis Sicherheit zu bieten, ihre Vorfreude auf den baldigen Ausbildungsbeginn zu steigern und bereits vor dem ersten Arbeitstag zu vermitteln: Du bist Teil des Teams.

 

5 Best Practices für ein erfolgreiches Preboarding

1. Denken Sie über das klassische Willkommenspaket hinaus 

Es reicht längst nicht mehr aus, nur ein einmaliges Willkommenspaket an Ihren angehenden Auszubildenden zu versenden. Eine immer noch beliebte Maßnahme – keine Frage. Sie sollte aber nicht das Highlight Ihres Preboardings bleiben. Orientieren Sie sich stattdessen stark an Ihren zuvor entwickelten Personas und an den Bedürfnissen der Auszubildendengeneration

Versuchen Sie beispielsweise, den Auszubildenden auf eine spielerische Art und Weise das Unternehmen und seine Kultur näher zu bringen. Oder arbeiten Sie ein System aus, wie die Azubis über verschiedene Aktionen Badges oder Punkte sammeln können und hierfür zu Beginn der Ausbildung eine kleine Belohnung erhalten. Dieser Prozess der Gamification ist sehr beliebt bei der Generation Z. Zudem können Sie so individuell auf Ihre Auszubildenden eingehen.

  • Tipp: Wenn Sie eine E-Learning-Plattform verwenden, können Sie diese auch für Ihr Preboarding einsetzen. Junge Talente sind vor dem Ausbildungsstart hoch motiviert und wollen viel über den neuen Arbeitgeber wissen. Nutzen Sie diese Gelegenheit und geben Ihnen über die E-Learning-Plattform Zugang zu Videos, in denen Mitarbeiter über Ihre Erlebnisse im Unternehmen berichten und die Nachwuchskräfte begrüßen. Ein authentischeres Willkommen gibt es nicht.

2. Spiegeln Sie Ihre Unternehmenskultur in Ihrem Preboarding

Die Unternehmenskultur ist einer der ausschlaggebenden Punkte bei den Talenten der Generation Z für oder gegen einen Ausbildungsplatz. Ihre Kultur sollte daher auch im Preboarding spürbar sein, um Ihre Auszubildenden in ihrer Entscheidung zu bestärken, dass sie den richtigen Arbeitgeber gewählt haben. Überlegen Sie sich daher individuelle Maßnahmen, die Ihre Kultur am besten repräsentieren. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

  • Tipp: Pflegen Sie beispielsweise eine ausgeprägte Teamkultur, eignen sich besondere Events, bei denen Ihre Azubis als Team arbeiten müssen – eventuell sogar mit ihrem Mentor zusammen. Etwa in einem Escape Room, dessen Rätsel thematisch an die Produkte und Lösungen des eigenen Unternehmens angelehnt sind. Animieren Sie Ihr Team zudem, sich bereits im Vorfeld mit den neuen Azubis über berufliche Netzwerke wie Xing und LinkedIn zu vernetzen. Oder laden Sie neue Auszubildende schon vor Berufsstart zu Firmenevents wie dem Sommerfest oder Teamaktivitäten ein, sollte sich diese Möglichkeit ergeben. Hierdurch kennen die Berufseinsteiger bereits einige Namen und Gesichter.

3. Bauen Sie ein starkes Azubi-Netzwerk in der virtuellen und analogen Welt auf

Treffen die Nachwuchskräfte bereits vor Ausbildungsbeginn auf neue Kollegen, die ebenfalls frisch in den Beruf starten, nimmt das eine gute Portion Nervosität und Unsicherheit. Schaffen Sie daher Möglichkeiten, dass sich Ihre Auszubildenden bereits vor dem ersten Tag kennenlernen und Verbindungen aufbauen. Besonders digitale Möglichkeiten können hierbei hilfreich sein. Und auch wenn es pandemiebedingt nicht immer möglich ist, versuchen Sie neben remote Events zusätzlich analoge Treffen zu ermöglichen. Denn hierdurch wird die Bindung zwischen den Azubis nachhaltig vertieft.

  • Tipp: Veranstalten Sie während der Preboarding-Phase ein Event ausschließlich für alle Auszubildenden, die im gleichen Zeitraum starten. Richtig angegangen fühlen sich die Azubis so direkt als Teil eines Teams und kennen bereits die Personen, mit denen sie am ersten Tag ihre berufliche Karriere beginnen.

4. Beantworten Sie Fragen, bevor sie gestellt werden

81 Prozent der neu Eingestellten wünschen sich nähere Informationen zu Ihrer Rolle während der Preboarding-Phase. Und auch sonst werden Ihre Auszubildenden viele Fragen haben. Gerade als Berufseinsteiger sind einem die Abläufe im Betrieb nicht geläufig. Machen Sie daher durch das Preboarding hindurch immer wieder deutlich, dass Ihre Azubis jederzeit Fragen stellen können und nennen einen festen Ansprechpartner, der die Azubis jeweils begleitet. Dieser Preboarding-Kollege kann zu einem festen Ankerpunkt im Unternehmen für die Nachwuchskräfte werden. Nicht nur während des Preboardings selbst. Auch im nachfolgenden Onboarding kann er eine vertraute Konstante im Unternehmen bieten. 

  • Tipp: Rückt der erste Arbeitstag näher, wollen viele Auszubildende spätestens zu diesem Zeitpunkt wissen, was genau sie erwartet. Stellen Sie daher frühzeitig Informationen zur Verfügung, wie genau der erste Tag aussehen wird und worauf sich die Azubis einstellen können. Sammeln Sie zudem möglichst alle Fragen Ihrer Auszubildenden zum Start ins Unternehmen in einem Katalog und ergänzen diesen sukzessive. Manche junge Talente trauen sich vielleicht nicht, ihre Fragen zu stellen und erhalten so trotzdem alle nötigen Antworten.

5. Gestalten Sie Ihr Preboarding überschaubar, aber beständig

Überlasten Sie Ihre Azubis nicht in der ersten Zeit, aber halten Sie regelmäßigen Kontakt. Hierbei muss es nicht immer eine große Aktion sein. Ein kurzes „Wir freuen uns auf dich“ aus dem Team oder eine kurze Nachfrage, ob es noch offene Fragen seitens des Azubis gibt, helfen, die Unsicherheit zu nehmen. Empfohlen sind ein bis zwei Interaktionen pro Woche für ein optimales Preboarding. Schaffen Sie es nicht so häufig, haben wir eine Checkliste für Sie zusammengefasst, was Ihr Preboarding empfehlenswerterweise enthalten sollte, bevor der erste Arbeitstag losgeht:

Kostenlose Checkliste

So wird Ihr Preboarding zum Erfolg

Halten Sie Azubis von der Unterschrift bis zum ersten Arbeitstag und binden Sie die jungen Talente noch vor Ausbildungsbeginn an Ihr Unternehmen.

Fazit: Preboarding wird zum Pflichtprogramm

Preboarding ist ein Muss für Arbeitgeber, um sich im Arbeitsmarkt zukunftssicher zu positionieren. Denn im War for Talents heißt es, möglichst effizient Stellen zu besetzen und die Auszubildenden mit den erworbenen Kompetenzen im Unternehmen zu halten. Dabei zählen gar nicht immer nur große Aktionen, sondern auch schon kleine Zeichen vermitteln den Auszubildenden Sicherheit und fördern die Vorfreude auf den Ausbildungsstart. 

Onboarding Auszubildende

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