Maximale Transparenz in Prozessen, Daten und Dokumenten

Die Herausforderung

Reibungslose Prozesse, transparente Daten und digitales Dokumentenmanagement sind Grundlagen für eine effiziente Antragsstellung. Der Arbeitsalltag in der Kreissparkasse Böblingen war jedoch lange geprägt von intransparenten Prozessen, händischen Auswertungen und papierbasierten Zwischenschritten – von der manuellen Erstellung einer Produktionsstatistik bis zur Nutzung physischer Aktenordner. Gesucht wurde daher eine Anwendung, die nicht nur alle Daten zentral sammelt, sondern auch sämtliche relevanten Prozesse digital abbilden kann und das Dokumentenmanagement vom Papierchaos in digitale Transportwege überführt.

Prozesstransparenz als Basis für Prozessoptimierung

Prozesslandschaften im Kreditgeschäft sind komplex, analoge Abläufe oft nicht vollständig nachvollziehbar. Diese mangelnde Transparenz kostet nicht nur Geschwindigkeit im Alltag, sondern hemmt darüber hinaus die Optimierung von Prozessen. Auch die Kreissparkasse Böblingen stand vor der Herausforderung, dass Prozesse nicht transparent und strukturiert abgebildet waren. 

Durch die Arbeit mit dem Service Cockpit hat sich das Haus intensiv mit ihren Prozessen auseinandergesetzt. In vielen Bereichen führte das zu einem klareren Prozessbild inklusive detaillierter. Durch die Übertragung ihrer Prozesse in die Anwendung profitiert die Kreissparkasse nun von einer vorher ungekannten Prozesstransparenz. 

Die nachvollziehbare, übersichtliche Abbildung der Prozesse in der Anwendung hat auch dazu beigetragen, dass die Kreissparkasse an vielen Stellen Optimierungspotenzial entdecken und Abläufe folglich deutlich vereinfachen konnte – etwa durch den Abbau unnötiger Sprünge und Schnittstellen. 

Datentransparenz – eine feingranulare Datenbasis für zielgerichtete Auswertungen

Das Kreditgeschäft ist zahlenintensiv. Analysen und Auswertungen relevanter Prozesskennzahlen sind elementar, um das Kreditgeschäft möglichst effizient aufzustellen und zu steuern. Grundlage dafür sind leicht verfügbare, valide und detaillierte Daten. 

Vor dem Service Cockpit hat die Kreissparkasse Böblingen Daten aus dem Kreditbereich aufwendig manuell zusammengestellt – in der genutzten Datenbank-Anwendung gab es nur wenige Workflows. Die Folgen: Zeitintensives Datensuchen und wenige valide Kennzahlen zu einigen Prozessschritten. 

Durch das Service Cockpit hat die Kreissparkasse nun die Möglichkeit, jederzeit auf Detaildaten zuzugreifen – und das live, auf Knopfdruck und auf sehr granularem Niveau. Durch diese Datentransparenz erhält das Haus sowohl Einblicke in die aktuelle Arbeitsbelastung und Auslastung, was eine effiziente Verteilung und Durchsteuerung von Aufgaben erlaubt, als auch wertvolle Insights, die für die stetige Optimierung von Maßnahmen in Markt und Marktfolge genutzt werden. 

Von der Papierakte zum einfachen, digitalen Dokumentenmanagement

Mehr als 80 Prozent der eingehenden Kundenunterlagen erreichen die Kreissparkasse Böblingen auf digitalem Wege. Trotzdem wurden diese Unterlagen lange Zeit ausgedruckt, in Antragsordner abgelegt und dann händisch weitergeleitet – ein enormer manueller Aufwand mit gleichzeitig geringer Transparenz für alle Beteiligten. Mit dem Service Cockpit läuft dieser Prozess nun vollständig digital, so dass das zeitaufwendige, manuelle Arbeiten mit Dokumenten der Vergangenheit angehört. Digital eingehende Unterlagen sind direkt verfügbar, die wenigen analog eintreffenden Dokumente können problemlos eingescannt und in die digitale Dateimappe in der Anwendung eingespeist werden. Diese digitale Dokumentenbasis, bei der die Unterlagen direkt an den jeweiligen Auftrag angehangen sind, ermöglicht einen strukturierten Transport von Dokumenten und Informationen und ist so die Grundlage für eine reibungslose Kollaboration zwischen Markt und Marktfolge sowie eine einfache Ablage im Archiv. 

Einen zusätzlichen Effizienzschub erhält das Dokumentenmanagement in Böblingen durch KI Docs, eine Erweiterung des Service Cockpits auf Grundlage moderner Machine-Learning-Algorithmen, die bei der Trennung und Vorklassifizierung der hochgeladenen Dokumente unterstützt und dem Haus so viel Zeit einspart.

GuideCom – ein innovativer Partner mit Weitblick

Die Kreissparkasse Böblingen und GuideCom haben das Service Cockpit im Haus gemeinsam iterativ aufgebaut – immer mit einem klaren Fokus auf die individuellen Bedürfnisse und Wünsche der Kreissparkasse. Dabei wird in Böblingen vor allem die Qualität der Zusammenarbeit geschätzt: schnell, ergebnisorientiert und stets auf Augenhöhe. Zudem erhält das Haus immer wieder wertvolle Impulse, wie die Anwendung noch besser zum Einsatz kommen kann oder zu innovativen, zukunftsweisenden Themen aus der digitalen Arbeitswelt von morgen.