KI-Funktionen im Gremienmanagement
Für mehr Effizienz und Transparenz in Ihrer digitalen Vorstands- und Gremienarbeit. Ein gemeinsames Angebot der Finanz Informatik und GuideCom - mit integriertem und sicherem Betrieb auf der KI-Plattform der FI.
Wer Entscheidungen weiterhin rein manuell vorbereitet, verliert Zeit, Transparenz und Qualität.
Entscheidungen müssen heute oft kurzfristig vorbereitet werden, während Komplexität, Datenmengen und Anforderungen weiter steigen. Das bringt bestehende Abläufe im Gremienmanagement zunehmend an ihre Grenzen. Unsere neuen KI-Funktionen im GuideCom Decision Hub unterstützen Sie dabei, Informationen strukturiert aufzubereiten, Vorlagen effizient zu erstellen und relevante Inhalte schneller verfügbar zu machen – für eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag und eine verlässliche Grundlage für die Gremienarbeit.
Vorlagenerstellung
KI-gestützte Erstellung und Optimierung von Vorlagen auf Basis von Dokumenten, Referenzen und Prompts, inklusive automatischer Qualitätsprüfung sowie erweiterter Textverarbeitung durch Zusammenfassungen und Ausformulierung von Stichpunkten.
Entscheidungssuche
Intelligente, rollenbasierte Durchsuchung des Beschlussbuchs zur gezielten Analyse, Beantwortung von Fragen und Auflistung relevanter Vorlagen unter Berücksichtigung aller Sichtbarkeits- und Vertraulichkeitsregeln.
Textbearbeitung
Automatisierte Textoptimierung in Vorlagen auf Knopfdruck. Von Executive Summaries über Rechtschreib- und Grammatikprüfung bis zur Ausformulierung von Stichpunkten sowie flexibel konfigurierbaren Textbearbeitungen.
FI & GuideCom: Gemeinsam für moderne Gremienarbeit in der Sparkassen-Finanzgruppe
„Die Zusammenarbeit mit unserem Partner GuideCom hat gezeigt, wie wir gemeinsam allen Sparkassen und Verbundpartnern eine offene, zukunftsfähige KI-Plattform mit starken Lösungen und hohem Mehrwert an die Seite stellen können. So wird Digitale Souveränität „einfach gemacht".“Andreas Schelling, Vorsitzender der Geschäftsführung, Finanz Informatik
„Durch den Einsatz von KI im Decision Hub können wir Vorstandsvorlagen deutlich effizienter erstellen – Inhalte werden strukturiert aufbereitet und relevante Informationen sind in Sekunden verfügbar.“Kathrin Wiese, Leiterin Vorstandssekretariat, Stadtsparkasse Düsseldorf
„Die GuideCom KI‑Funktionen im Gremienmanagement helfen uns dabei, Beschlussvorlagen effizient zu erstellen und relevante Informationen schnell sowie strukturiert bereitzustellen – und das aus einer der am besten kuratierten Wissensdatenbanken unseres Unternehmens: dem Vorstandsbeschlussbuch.“Uwe Vohrer, stv. Mitglied des Vorstands, Kreissparkasse Reutlingen
„Mit der Integration von KI-Funktionen bietet GuideCom zukunftsorientierte Softwarelösungen. Gremienvorlagen und die Suche nach Beschlüssen werden so spielend leicht.“Christian Esser, Direktor Vorstandsstab, Sparkasse Aachen
Häufige Fragen zum KI-Beschlussmanagement im GuideCom Decision Hub
Welche konkreten KI-Funktionen werden im GuideCom Decision Hub eingesetzt?
Im GuideCom Decision Hub wird das KI-Funktionspaket „KI-Beschlussmanagement“ eingesetzt. Dieses umfasst drei zentrale Funktionen:
- Vorlagenerstellung: Unterstützung bei der Erstellung von Beschluss- und Vorlagenentwürfen auf Basis vorhandener Referenzvorlagen sowie bereitgestellter Dokumente
- Entscheidungssuche: KI-gestützte Suche nach bestehenden Beschlüssen und Vorlagen
- Textbearbeitung: Unterstützung bei der sprachlichen Überarbeitung und Formulierung von Texten in Rich-Text-Feldern
Die KI dient damit insbesondere der effizienteren Erstellung, Auffindbarkeit und Bearbeitung entscheidungsrelevanter Inhalte.
Wie und wo werden die während der Bearbeitung erhobenen Informationen gespeichert?
Sämtliche KI-Funktionen sind vollständig innerhalb der GuideCom-Software integriert. Die Verarbeitung der Daten und der Betrieb der KI-Modelle erfolgt ausschließlich in der FinanceCloud der FI-TS – sicher und strategiekonform.
Wie wird der Zugriff auf im System befindliche Informationen geregelt?
Sämtliche Sichtbarkeiten und Berechtigungen sind wie gewohnt streng steuerbar und werden beim Einsatz von KI anhand des jeweilig authentifizierten Nutzerprofils gesteuert.
Gibt es dabei eine Schnittstelle zu anderen Anwendungen anderer Unternehmen?
Nein. Die KI-Funktionen sind tief in die bestehenden Workflows integriert und arbeiten innerhalb der geschützten Systemumgebung. Die Verarbeitung erfolgt in der sicheren Finance-Cloud der FI-TS in Deutschland und unter Berücksichtigung aller regulatorischer Anforderungen.
Wie aufwendig ist die Einführung und Schulung der Mitarbeitenden?
Die Lösung ist bewusst einfach und intuitiv gestaltet. Da die KI direkt in bekannte Workflows integriert ist, entsteht kein zusätzlicher Schulungsaufwand. Mitarbeitende können die Funktionen ohne gesonderte Schulung im Arbeitsalltag nutzen. Nutzungshinweise stehen im Rahmen der Guidery jederzeit zur Verfügung.
Gibt es die Möglichkeit die KI-Funktionen vorab in einem Testsystem auszuprobieren?
Nein, die Möglichkeit die KI-Funktionen vorab in einem Testsystem auszuprobieren, besteht nicht. Alle relevanten Informationen zur Nutzung der KI-Funktionen sowie der hohen Unterstützungsleistung dieser finden Sie auf der Website, insbesondere auch in der Webinar-Aufzeichnung. Bei spezifischen Fragen wenden Sie sich gerne an uns.
Verbessert KI auch die Qualität von Vorlagen und Beschlussunterlagen?
Ja. Die KI unterstützt bei der Erstellung und Aufbereitung von Beschlussvorlagen und sorgt für konsistentere, vollständigere und qualitativ hochwertigere Ergebnisse. Gleichzeitig bleiben die fachliche Kontrolle und finale Entscheidung weiterhin bei den Mitarbeitenden.
Trifft die KI im GuideCom Decision Hub eigenständige Entscheidungen oder ersetzt sie fachliche Prüfungen?
Nein. Die eingesetzte KI hat ausschließlich eine unterstützende Funktion. Sie unterstützt Nutzer bei der Erstellung, Suche und Überarbeitung von Inhalten, trifft jedoch keine eigenständigen Entscheidungen. Fachliche, organisatorische oder rechtliche Bewertungen verbleiben vollständig beim menschlichen Nutzer.
Müssen Dokumente für die KI-Nutzung in andere Tools übertragen werden?
Nein. Die KI ist nahtlos in das Beschlussmanagement integriert. Beschlussdaten und Dokumente können direkt innerhalb der Anwendung genutzt werden – ohne Medienbrüche oder manuelles Übertragen in externe Anwendungen.
Wie wird sichergestellt, dass die Anforderungen des EU AI Act an Transparenz und menschliche Kontrolle eingehalten werden?
Die KI verarbeitet ausschließlich Daten, die innerhalb der Anwendung bereitgestellt werden, und arbeitet innerhalb der abgesicherten GuideCom Connect-Umgebung.
Die KI-Funktionen im GuideCom Decision Hub sind ausschließlich unterstützend ausgelegt und übernehmen keine autonomen Entscheidungen. Funktionen wie Vorlagenerstellung, Entscheidungssuche und Textbearbeitung liefern Vorschläge zur Erstellung, Recherche oder Optimierung von Inhalten, die jederzeit durch den Nutzer überprüft, angepasst oder verworfen werden können.
Damit bleibt die finale fachliche und rechtliche Bewertung vollständig beim menschlichen Nutzer. Zusätzlich sind manuelle Prüf- und Freigabeprozesse vorgesehen, um eine kontrollierte Nutzung der KI-Ergebnisse sicherzustellen.
Dadurch werden sowohl Transparenz- als auch Governance-Anforderungen des EU AI Act unterstützt.
Bietet die GuideCom KI-Lösungen an, die bei der Protokollierung von Sitzungen unterstützen?
Der Prozess der Sitzungsprotokollierung ist ein sehr relevanter mit signifikantem Optimierungspotenzial. Daher haben wir diesen fest im Blick für eine perspektivische Erweiterung der KI-Funktionen. Sie können sich also auf künftige Innovationen auch für das Sitzungsmanagement freuen.
Webinaraufzeichnung
Ihre Daten sind bei uns sicher.
Datenschutz & Sicherheit
Wir wissen, wie sensibel die Daten unser Kunden und Partner sind. Informationssicherheit und Datenschutz haben für uns daher höchste Priorität und wir arbeiten kontinuierlich an technischen und organisatorischen Maßnahmen und Lösungen, um alle Daten und Dokumente im Rahmen der Gremienarbeit Ihres Unternehmens bestmöglich zu schützen.
Ihre Ansprechpartnerin
Für Ihre Rückfragen sind wir natürlich wie immer gerne persönlich für Sie:
Sofia Roth
Mail: sofia.roth@guidecom.de
Telefon: 0251 9159-312