Azubi-Management wird zum Kinderspiel
Mehr Zeit für Innovationen & die Förderung der Auszubildenden. Erfahren Sie, wie der IT-Dienstleister DATEV mit GuideCom Young Talents sein Ausbildungsmanagement digitalisiert.
Branche: IT | Standort: Nürnberg | Mitarbeiterzahl: ca. 8.700 | Auszubildende: über 250
DATEV bildet die digitale Schnittstelle für die Zusammenarbeit zwischen dem Mittelstand und steuerlichen Beratern. Neben Business-Software und Cloud-Lösungen stellt das in Nürnberg ansässige Unternehmen wertvolles Know-how bereit, um Unternehmen in betriebswirtschaftlichen Belangen zu unterstützen. Rund 2,8 Millionen Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen zählt der IT-Dienstleister zu seiner Community. Datenschutz, Datensicherheit und steuerliche Compliance genießen dabei immer oberste Priorität.
Die Herausforderung
Als internationales Software-Unternehmen bildet DATEV seine Nachwuchstalente seit jeher selbst aus – und das mit Erfolg. Binnen der letzten Jahre konnte DATEV seine Kapazitäten auf rund 250 Ausbildungsplätze verdoppeln. Neben neuen Ressourcen bringt das rasante Wachstum aber auch einen drastischen Anstieg der Koordinationsaufwände und Verwaltungsarbeit mit sich. Manuell gepflegte Excel-Tabellen werden dem längst nicht mehr gerecht. Außerdem konzipiert DATEV jede Ausbildung so einzigartig, wie auch der Mensch ist. Aber wie kann der IT-Dienstleister die Anforderungen von 250 unterschiedlichen Auszubildenden erfüllen, sie individuell fördern und auch verwalten?
Die Lösung
Die manuelle Verwaltung bei DATEV ist dank GuideCom Geschichte. Die Anwendung Young Talents, eine App der GuideCom HR Suite, fungiert ab sofort als zentrale digitale Plattform für alle Prozesse und Bereiche des Ausbildungsmanagements. Sie bietet maximale Gestaltungsfreiheit, wodurch sich Prozesse standardisieren lassen, aber gleichzeitig immer genug Spielraum für individuelle Anpassungen bleibt. Durch smarte, schlanke Prozesse und einen hohen Automatisierungsgrad werden durch den Einsatz der App administrative Aufwände deutlich reduziert; die frei gewordenen Kapazitäten fließen stattdessen in die individuelle Förderung der Auszubildenden. Zusätzlich ermöglicht dieApp Young Talents DATEV sogar, kreative Ideen zur Systemoptimierung einfach eigenständig umzusetzen – bis hin zu eigens entwickelten Gamification-Konzepten, die die Ausbildung beim Payroll-Anbieter zum „Run to Success“ machen.
250 individuelle Ausbildungswege münden in einem System
Hier sind keine zwei Ausbildungen gleich: Der Nürnberger Software-Entwickler DATEV berücksichtigt und unterstützt die Individualität seiner Auszubildenden ohne Kompromisse. Jeder startet und endet woanders, jeder verfolgt unterschiedliche Schwerpunkte und jeder überwindet andere Hürden. Die Funktionen der App Young Talents begleiten Azubis dabei auf ihrem individuellen Ausbildungsweg: Die digitale Roadmap zeigt die nächsten Ausbildungsphasen, Checklisten geben konkrete Anhaltspunkte über den gesamten Ausbildungszeitraum hinweg. Ausbildungsverantwortliche können mit der App zudem das Skillmanagement der Nachwuchskräfte optimieren, personalisierte Entwicklungspläne und -ziele lassen sich smart abbilden. Eine Individuelle Betreuung wird damit zum Kinderspiel.
Uwe Ritthammer, HR Future Talents„Zur App Young Talents erhalten wir unheimlich wenig Feedback. Was klingt wie ein schlechtes Zeichen, ist eigentlich ein gutes: GuideCom erleichtert einfach den Arbeitsalltag – beschwerdefrei.“
Eingesparte Verwaltungskapazitäten schaffen Freiraum für persönliche Förderung
Die mühsame, manuelle Pflege von Einsatzplänen in Excel gehört der Vergangenheit an: Mit Young Talents werden Einsatzpläne übersichtlich in einer interaktiven grafischen Oberfläche dargestellt, die einfach und schnell von den Ausbildungsverantwortlichen bei DATEV angepasst werden kann. Bei Bedarf unterstützt die GuideCom-KI bei der automatischen Einsatzplanung und berücksichtigt die Verfügbarkeit verschiedener Ressourcen sowie die nächsten Ausbildungsschritte der Nachwuchskräfte. Weitere Automatisierungsmöglichkeiten wie die Zeugniserstellung auf Basis erzielter Leistungen sorgen für schlanke Verwaltungsprozesse. Mit den freigewordenen Kapazitäten haben die Ausbildungsverantwortlichen so wieder mehr Zeit für das Wesentliche: die persönliche Förderung der Auszubildenden.
Spielend leicht gelernt: Kreatives Gamification-Konzept motiviert junge Talente
DATEV hat immer neue Ideen, um die App an die Bedürfnisse der Auszubildenden anzupassen und damit das Ausbildungserlebnis noch weiter zu optimieren. Dank der nutzerfreundlichen Individualisierungsmöglichkeiten bei GuideCom funktioniert das sogar ganz ohne langwierigen Austausch mit den GuideCom-Beratern. So entwickelte DATEV ein Gamification-Konzept für die Ausbildung – smart verbunden mit den Funktionen von GuideCom Young Talents.
Die Azubis müssen dabei Entwicklungsstufen und Aufgaben ihrer Ausbildung als Levels durchlaufen und verschiedene Challenges erfüllen – ein Ansatz, der nicht nur unterhält und motiviert, sondern den „Weg zum Erfolg“ auch plastischer und anfassbarer für junge Talente macht. Ist eine Challenge noch nicht erledigt, weist das System die Auszubildenden automatisch darauf hin. Die Ausbildungsbeauftragten erhalten automatisierte Berichte über den Fortschritt, können Verantwortlichkeiten im GuideCom-Tool managen sowie Rechte und Funktionen freischalten. Ein besonderes Incentive: Durch erfolgreich absolvierte Challenges lassen sich zusätzliche Home-Office-Tage erspielen.
Hoher Ansprüche im Datenschutz erfordern Vertrauen und Partnerschaftlichkeit
Als Software-Provider für den Austausch sensibler Daten untersteht DATEV strengsten Datenschutzvorgaben, die eine Zusammenarbeit mit externen Partnern vor allem in der Vergangenheit erschwerten. GuideCom bietet seinen Kunden immer zwei Varianten zur Verwaltung der HR Suite an – in der Cloud oder On-Premises, also lokal gehostet bei dem jeweiligen Unternehmen - immer je nach Bedarf, Voraussetzungen und Anforderungen des jeweiligen Kunden. Datenschutz hat dabei immer oberste Priorität.
Softwaretipp: GuideCom Young Talents
Für ein effizientes & digitales Ausbildungsmanagement
Junge Talente nicht nur zu gewinnen, sondern auch zu halten, wird immer wichtiger. Unsere Ausbildungsmanagement Software Young Talents unterstützt Sie dabei, jeden Azubi einfach und übersichtlich individuell zu fördern und so nachhaltig an das eigene Unternehmen zu binden.
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