Ein System für alle Gremien und Prozesse
Erfahren Sie, warum sich die EWE AG für den GuideCom Decision Hub entschieden hat, um ihre Gremienprozesse in einer zentralen Plattform zusammenzuführen.
Warum sich die EWE AG für den GuideCom Decision Hub entschieden hat
Branche: Energie Standort: Oldenburg Mitarbeiterzahl: ca. 11.160
Die EWE AG gehört zu den größten Energie- und Infrastrukturdienstleistern Deutschlands. Als breit aufgestellter Unternehmensverbund vereint sie zahlreiche Gesellschaften und Beteiligungen in den Bereichen Strom, Erdgas, Telekommunikation und Informationstechnologie.
Die Ausgangslage
Die Gremienarbeit der EWE AG ist durch zahlreiche Beteiligte und unterschiedliche Prozesse geprägt. Für die vielfältigen Aufgaben kamen bislang mehrere Softwarelösungen zum Einsatz, die jeweils einzelne Teilbereiche abdeckten. Daten, Unterlagen und Einreichungen waren dadurch auf verschiedene Systeme verteilt. Ein einheitlicher Informationsstand und die durchgängige Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsprozessen erforderten daher erheblichen zusätzlichen Abstimmungsaufwand.
Die Entscheidung für den GuideCom Decision Hub
Ausschlaggebend für die EWE AG war die Möglichkeit, bislang getrennte Prozesse und Anwendungen in einer zentralen Plattform zusammenzuführen. Statt Informationen und Dokumente über mehrere Systeme hinweg zu bearbeiten, soll künftig der gesamte Gremienprozess in einer Lösung abgebildet werden. Für die EWE AG bedeutet das auch: Aufsichtsrat, Vorstand und weitere Gremien arbeiten dann lückenlos im selben System. Keine unterschiedlichen Prozesswege und Ablageorte mehr – stattdessen schafft eine zentrale Informationsbasis für alle Beteiligten mehr Nachvollziehbarkeit und ein gemeinsames Verständnis der Vorgänge.
„Durch die einfache Beschlusserstellung und die digitalen Workflows gewinnen wir enorm an notwendiger Geschwindigkeit. Mit dem Decision Hub haben wir keine Brüche mehr, sondern EIN durchgängiges System – Effizienz ohne Ende.“Jan-Patrick Schmidt, Leiter Gremien-Shareholder-Management, EWE AG
Der Decision Hub überzeugte darüber hinaus mit seinem integrierten Einreichungsprozess – einem zentralen Baustein des Gremienmanagements, den viele andere Anbieter nicht abbilden konnten. Dadurch erhalten Beschlussvorlagen künftig eine klare Kategorisierung, anhand derer das System automatisch erkennt, welche weiteren Beteiligten eingebunden werden müssen. So sollen Entscheidungsprozesse schneller und transparenter werden – mit klaren Zuständigkeiten und weniger manuellem Abstimmungsaufwand.
Ausblick
Die EWE AG befindet sich aktuell in der Implementierung und arbeitet gemeinsam mit GuideCom daran, den Decision Hub produktiv in den Arbeitsalltag zu überführen.
Besonders freuen sich Jan-Patrick Schmidt, Leiter Gremien-Shareholder-Management, und Felix Göbel, Gremienmanager, auf die Möglichkeit, Einreichern künftig direkt im System Rückmeldung geben zu können – ohne zusätzliche E-Mails oder parallele Abstimmungswege. Ein weiterer Baustein auf dem Weg zu dem Ziel, das die Entscheidung von Anfang an geleitet hat: eine All-in-One-Lösung für alle Entscheidungen und Prozesse der Gremienarbeit.
