Strategische Personalplanung smart nutzen

Immer mehr Fachkräfte scheiden altersbedingt aus Unternehmen aus. Strategische Personalplanung hilft Ihnen, sich nachhaltig und zukunftssicher aufzustellen.

Zum Webinar anmelden Produktinfos downloaden

Mit strategischer Personalplanung dem Fachkräftemangel trotzen

Ob KI, Corona-Pandemie, Inflation – unvorhergesehene Ereignisse, wirtschaftliche und technologische Entwicklungen sowie regulatorische Vorgaben stellen Unternehmen und Sparkassen vor Herausforderungen. Um handlungsfähig zu bleiben, braucht es neue Kompetenzen, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, insbesondere im Hinblick darauf, dass innerhalb der nächsten zehn Jahre ein Großteil der aktuellen Mitarbeiter aufgrund des demografischen Wandels aus den Unternehmen ausscheiden wird. Unternehmenskritische Stellen könnten so unbesetzt bleiben. Gerade jetzt ist daher der Zeitpunkt gekommen, um langfristig und strategisch die Personalbelange von Unternehmen und Sparkassen zu analysieren und zu planen, um dieser Herausforderung frühzeitig zuvorzukommen.

7 Mio.

Arbeitskräfte fehlen bis 2035 aufgrund des demografischen Wandels.¹

60 Prozent

planen ihren jährlichen Personalbedarf. Jedoch ohne strategische Perspektive.²

79 Prozent

geben Kompetenzlücken im Unternehmen an.³

Bis zu 250 Tage

dauert das Besetzen einer Stelle schon heute.⁴

Was ist strategische Personalplanung?

Personalstrategie: Ableitung aus beziehungsweise Teil der Geschäftsstrategie, in der Ziele, Richtlinien und grundsätzliche Maßnahmen fixiert werden
Strategische Personalplanung: Teil der Personalstrategie, skizziert langfristig (mind. 3 bis 5 Jahre) den Personalbestand in groben Größenordnungen und leitet Handlungsfelder sowie Maßnahmen ab
Operative Personalplanung: Konkretisierung der laufenden und geplanten Maßnahmen auf der Ebene der Beschäftigten mit kürzerem Planungshorizont (1 bis 2 Jahre)

Warum braucht es gerade jetzt eine strategische Personalplanung?

Unternehmen setzten lange auf die operative Personalplanung, doch zunehmende Unsicherheiten – getrieben durch digitale und ökologische Transformationen, wirtschaftliche Krisen und geopolitische Konflikte – erfordern eine vorausschauende Strategie. Besonders der Arbeitskräftemangel verschärft die Lage: Bis 2035 gehen dem deutschen Arbeitsmarkt rund sieben Millionen Fachkräfte verloren, selbst mit Zuwanderung bleibt ein Defizit von etwa vier Millionen Beschäftigten. Die Folgen sind bereits spürbar, da die Neubesetzung von Stellen in manchen Branchen oft bis zu 250 Tage dauert.

Vor diesem Hintergrund reicht eine kurzfristige Planung alleine nicht mehr aus. Vielmehr braucht es einen strategischen Ansatz, um den eigenen Personalbedarf in diesem dynamischen und komplexen Spannungsfeld nachhaltig zu sichern. Denn arbeiten Vorstand und Personalbereich für die strategische Personalplanung zusammen, kann in Kombination mit weiteren Disziplinen wie dem Recruiting, dem Employer Branding und Talent Management vorausschauend den verschiedenen Herausforderungen entgegengewirkt werden – allen voran dem Fachkräftemangel.

Ablauf der strategischen Personalplanung

1. Datenbasis bereitstellen

Im ersten Schritt tragen Sie die betriebs- und personalwirtschaftlichen Kennzahlen zusammen, die für eine fundierte qualitative und quantitative Analyse des Ist-Personalbestands notwendig sind.

2. Jobgruppen festlegen

Durch das Bilden sogenannter Jobgruppen können Sie im nächsten Schritt die Komplexität des gesamten Organigramms und des Stellenplans so reduzieren, dass ein strategischer Blick auf das Gesamthaus möglich wird.

3. Strategie- & Trendanalyse

Mit welchen Trends im Markt ist Ihre Sparkasse aktuell und zukünftig konfrontiert? Welche Effekte haben diese möglicherweise auf Ihre Geschäftsstrategie und Ihren Personalbestand? Diese Fragen sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Vorstand beantworten.

4. Zukünftigen Personalbedarf quantitativ & qualitativ festlegen

Die Jobgruppen und deren Entwicklungen werden im nächsten Schritt mit konkreten Kapazitäten hinterlegt, sowie der zukünftige Ist- sowie Soll-Personalbestand erhoben.

5. Soll- und Ist-Vergleich durchführen

Indem Sie anschließend den zukünftigen Ist-Personalbestand mit dem zukünftigen Soll-Personalbestand vergleichen, decken Sie Diskrepanzen in der quantitativen und qualitativen Aufstellung der definierten Jobgruppen auf.

6. Etappen planen

Um in den Jobgruppen die notwendige Quantität und Qualität sicherzustellen, legen Sie in dieser Phase die Ziele bis zum Ende des vereinbarten Planungshorizonts fest. Die Unterteilung in Etappen liefert zusätzliche Informationen für die Steuerung und die Evaluation.

7. Personalplanung evaluieren

In einem regelmäßigen Turnus von ein bis zwei Jahren sollten Sie überprüfen, inwiefern die antizipierten Entwicklungen eingetreten sind und den Erfolg der eingeleiteten Maßnahmen messen. Entsprechend können Sie Anpassungen vornehmen.

Wichtige Fragen für die strategische Personalplanung

Welche Rolle nimmt der Personalbereich ein?

Der Personalbereich übernimmt in der strategischen Personalplanung eine entscheidende Rolle als Moderator und Experte. Er steuert den ergebnisoffenen Prozess, in dem im strategischen Dialog Annahmen getroffen, überprüft und angepasst werden. Gleichzeitig tritt er im Austausch mit dem Vorstand auf Augenhöhe auf und hilft mit seiner fachlichen Expertise in den Bereichen Personal, Analysen und personalwirtschaftliche Informationen, strategische Entscheidungen zu entwickeln. Die strategische Personalplanung bietet damit dem Personalbereich die wichtige Chance, mit dem Vorstand in den Austausch zu gehen und aktiv die Zukunft des eigenen Hauses mitzugestalten.

Warum ist es wichtig, den Vorstand mit einzubeziehen?

Der Vorstand ist als maßgebende Instanz für die Unternehmensstrategie eine unverzichtbare Gruppe für die strategische Personalplanung, da beide Bereiche eng miteinander verknüpft sind und die strategische Personalplanung direkt auf die Unternehmensstrategie einzahlt. Während die Personalabteilung den Gesamtprozess steuert, ist der Vorstand jedoch nur in Schritt 3, 5 und 7 des Prozesses aktiv beteiligt.

Optional können zudem Führungskräfte aus unterschiedlichen Bereichen der Sparkasse (Betrieb und Vertrieb) punktuell hinzugezogen werden, um die Perspektive des Projektteams zu erweitern. Die Größe des Projektteams einschließlich Personalabteilung, Vorstand und Führungskräften sollte jedoch nicht größer als acht Personen betragen, um einen zielgerichteten und effektiven Austausch zu gewährleisten.

Der Personalrat ist in der Regel nicht aktiv an der strategischen Personalplanung beteiligt. Dennoch ist es im Hinblick auf eine kollegiale Zusammenarbeit und mögliche mitbestimmungspflichtige Folgeprozesse sehr sinnvoll, diese Instanz über das Projekt sowie die Ergebnisse zu informieren.

Warum macht eine technische Unterstützung Sinn?

Eine entsprechende Software kann den Prozess der strategischen Personalplanung enorm vereinfachen und beschleunigen. Die wichtigsten Vorteile haben wir Ihnen hier zusammengefasst:

Schneller Zugriff sowie Aufbereitung der Daten, sofern diese bereits in der Software integriert sind.
Grafische Aufbereitungen vereinfachen das Erfassen und Analysieren von Zusammenhängen.
Erleichterte Simulation möglicher Szenarien.
Direkte Ableitung konkreter Maßnahmen für weitere Bereiche wie die operative Personalplanung, das Talent Management oder das Recruiting.
Umfassende Dokumentation des gesamten Prozesses, der auch Vergleichbarkeit über mehrere Jahre hinweg ermöglicht.
Der Status quo des Projektes kann für alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt transparent eingesehen und kollaborativ weiterentwickelt werden.

Strategische Personalplanung mit GuideCom – Jetzt im Webinar erleben!

Sie möchten die neue App GuideCom Strategische Personalplanung kennenlernen? Dann melden Sie sich jetzt kostenlos zu einem unserer beiden Webinare an! Erfahren Sie, wie Sie mit der Lösung langfristig den Personalbestand planen, strategische Initiativen bewerten und smarte Szenarioplanungen durchführen.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um alle Funktionen live zu sehen und Ihre Fragen direkt an unsere Experten zu stellen. Wir freuen uns auf Sie!

GuideCom Strategische Personalplanung

Mit GuideCom Strategische Personalplanung können Sie langfristig den Personalbestand in groben Größenordnungen skizzieren und einzelne Handlungsfelder sowie Maßnahmen ableiten. So können Sie Ihre Personalbedarfs- und kostenplanung präzise und effizient planen sowie dafür sorgen, dass alle Beteiligten perfekt auf die zu erreichenden Ziele synchronisiert sind und die richtigen Entscheidungen treffen.

Empfohlen von der Finanz Informatik
Wertvolle Szenarioplanung
Smartes Zusammentragen relevanter Trends
Transparenz über die Effekte aus strategischen Initiativen
Unmittelbare Auswirkungen auf Jobgruppen

Mehr erfahren

Jetzt Beratungsgespräch vereinbaren

Sie möchten Ihre strategische Personalplanung optimal aufsetzen oder mehr über die vielseitigen Funktionen unserer digitalen Lösung erfahren?
Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme!