Best Practice Ausbildungsmanagement

Leitfaden für erfolgreiches Ausbildungsmanagement 

Phase 1: Strategie & Recruiting transformieren

Best Practices für erfolgreiches Ausbildungsmanagement

Die Bedeutung des Ausbildungsmanagements ist höher als je zuvor. Die Zahl der Schüler, die nach ihrem Abschluss in eine Ausbildung starten möchten, beträgt nur noch 41 Prozent. Weitere 36 Prozent sind jedoch noch unentschlossen. Ein modernes Ausbildungsmanagement, das sich an den Bedürfnissen der nächsten Arbeitnehmergeneration orientiert, ist der Schlüssel, um diese Talente von sich zu überzeugen und als Arbeitgeber für die Zukunft gerüstet zu sein.
Um Sie bei der Transformation Ihres Ausbildungsmanagements zu unterstützen, möchten wir Ihnen in unserer Beitragsreihe Impulse und Tipps mit auf den Weg geben, die sich bereits in der Praxis bei vielen anderen, erfolgreichen Ausbildungsunternehmen und Transformationsprojekten bewährt haben.

5 Best Practices für eine erfolgreiche Strategieentwicklung: Der Grundstein für Ihr Ausbildungsmanagement von morgen

Bevor Sie mit der eigentlichen Transformation beginnen, braucht es das richtige Fundament, auf das Sie Ihr optimiertes Ausbildungsmanagement bauen können. Eine geeignete Strategie hilft Ihnen, Ihr Ausbildungsmanagement zukunftssicher zu gestalten.

1. Stellen Sie ein Strategieteam zusammen

Die besten Strategien entstehen im Austausch: Bilden Sie daher zu Beginn ein Team mit fünf bis sechs gleichgesinnten Kollegen, die offen dafür sind, die bisherigen Strukturen aufzubrechen. Das richtige Mindset ist hierbei bedeutsam. Denn es braucht gleichzeitig einen kritischen Blick auf bestehende Prozesse als auch Offenheit für neue Ideen. Darüber hinaus gibt es zusätzlich Punkte, die ein starkes Strategieteam für eine Transformation des Ausbildungsmanagements definieren.

 

Checkliste für ein erfolgreiches Strategieteam

  • Gemischte Altersstruktur: Ihr Strategieteam zeigt eine Altersvarianz. Diese diverse Aufstellung fördert den Austausch
  • Kompetenzvielfalt: Jedes Mitglied des Strategieteams bringt andere Kompetenzen in den Prozess mit ein. Von der strategischen Sicht bis hin zu kreativem Denken. Dadurch entstehen erfolgreiche, innovative Ideen. Voraussetzung hierfür ist ein offener Raum, in dem der Ideenaustausch stattfinden kann.
  • Eigene Erfahrungen: Ihr Strategieteam hat im Idealfall selbst eine Ausbildung durchlaufen oder bereits praktisch begleitet und kennt daher die Abläufe, negativen und positiven Aspekte des Ausbildungsmanagements.
  • Zuhause in der Bildungswelt: Die Experten Ihres Strategieteams kennen die Bildungswelt, ihre Trends, Entwicklungen und Möglichkeiten.
  • Stark vernetzt: Die Mitglieder Ihres Strategieteams sind darüber hinaus auch stark mit anderen Ausbildungsleitern und entscheidenden Stakeholdern vernetzt.

 

2. Starten Sie mit der Bedarfsanalyse

Mit einer strategischen Personalbedarfsplanung können Sie heute schon die Grundlage für das Ausbildungsmanagement von morgen schaffen. Denn sie hilft Ihnen zu verstehen, zu welchem Zeitpunkt Sie die passenden Arbeitskräfte mit den erforderlichen Kompetenzen benötigen. Die Bedarfsplanung sollte in drei Schritten erfolgen: 


Schritt 1: Den Ist-Zustand festhalten

Zunächst sollten Sie eine Bestandsaufnahme machen, wo Sie aktuell stehen. Wo fehlen Mitarbeiter? Welche Kompetenzen sind bereits in Ihrem Unternehmen vertreten und welche sollten fokussiert werden? Und welche Kompetenzen fehlen noch komplett? Durch Antworten auf diese Fragen können Sie künftig zielgerichteter einstellen und weiterbilden.


Schritt 2: Zum Soll-Zustand durch das Kompetenzmodell

Im nächsten Schritt geht es darum, die Entwicklungen der nächsten Jahre abzuschätzen und in die eigene Strategie mit einfließen zu lassen. Hierzu zählt beispielsweise eine durchdachte Nachfolgeplanung, um das Wissen der Babyboomer im Unternehmen zu halten, die bis 2030 nur noch knapp ein Viertel der Arbeitnehmer ausmachen. 


Vor dem Hintergrund einer Verlagerung hin zu einem Kompetenzmarkt, bei dem Individualkompetenzen wie Problemlösefähigkeiten zunehmend in den Fokus rücken, sollten die Future Skills als eines der Kernelemente in Ihre Überlegungen einfließen. Denn diese werden in der zunehmenden Dynamik und Komplexität im Arbeitsalltag immer entscheidender. Stellen Sie daher ihr bestehendes Kompetenzmodell auf den Prüfstand, um zu gewährleisten, dass Ihr Unternehmen mit den richtigen Kompetenzen für die Zukunft gerüstet ist. Hierbei helfen Ihnen die folgenden Fragen:

  • Welche Future Skills sind für Ihr Unternehmen wichtig?
  • Welche für das Berufsbild perspektivisch elementaren Kompetenzen sollen Ihre Auszubildenden in der Ausbildung erlernen? 
  • Welche Ressourcen und Kompetenzen benötigen ausbildende Mitarbeiter, um die Auszubildenden auch in Zukunft bestmöglich begleiten und fördern zu können?
  • Welche Kompetenzen sollen durch die Übernahme der Azubis auch zukünftig im Unternehmen bleiben? 

Gleichen Sie die Antworten auf diese Fragen mit Ihrem Kompetenzmodell ab. Sind die entsprechenden Kompetenzen noch nicht enthalten, entwickeln Sie das Modell weiter.


Schritt 3: Handlungsfelder und Maßnahmen ableiten 

Abschließend können Sie auf Grundlage Ihrer Erkenntnisse dazu übergehen, Ihre Maßnahmen im Ausbildungsmanagement zu bewerten. Welche Maßnahmen gilt es zu modernisieren? Welche sind nicht mehr zeitgemäß und wo braucht es neue Maßnahmen? 


Mögliche Fragen für Ihre Maßnahmen:

  • Welche Ausbildungsmittel fördern das Lernen in der Ausbildung besonders gut und verständlich? Auch remote?
  • Welche Ausbildungsmittel setzen Sie bereits ein? Wie zukunftsfähig sind diese (z. B. im Hinblick auf die Digitalisierung)?
  • Welcher weiteren Ausbildungsmittel sind perspektivisch sinnvoll?  

Bei der Ausarbeitung neuer Maßnahmen passend zu Ihren Kompetenzen unterstützen Sie Candidate Personas.

3. Visualisieren Sie Ihre Wunschkandidaten mit Personas

Candidate Personas sind ein aus dem Marketing stammendes Konzept, bei dem semifiktionale Personen erschaffen werden. Hierfür werden auf Basis von Fakten wie dem Kompetenzmodell oder wissenschaftlichen Studien möglichst reale Beispielpersonen erstellt, die stellvertretend für die Bewerber stehen, die das Unternehmen sucht. Zu dem Profil der Persona gehören neben einem Namen beispielsweise auch Angaben über Interessen, Persönlichkeit, Wohnort oder Fähigkeiten und Kompetenzen. Gut durchdachte Personas geben Ihnen die beste Grundlage, um anschließende Maßnahmen für Ihr Ausbildungsmanagement zu erarbeiten.

4. Lassen Sie sich bei Ihrem Maßnahmenkatalog inspirieren

Bei Ihren Überlegungen, welche neuen Maßnahmen Sie in Ihrem Ausbildungsmanagement verwenden, sollten Sie auch Marktanalysen und wissenschaftliche Erkenntnisse einfließen lassen. Sie können von anderen Beispielen am Markt vieles lernen, sich inspirieren lassen und öffnen sich somit neuen Perspektiven für Ihre eigene Young Talents Journey. Zudem geben Ihnen wissenschaftliche Studien und Modelle wie die Sinus-Milieus Aufschluss darüber, welche Wünsche und Anforderungen die Nachwuchskräfte aus der Generation Z an ihren Arbeitgeber haben. Auch die Möglichkeiten von technischen Lösungen können Ihnen neue Perspektiven für Ihr Ausbildungsmanagement bieten. Sie vereinfachen nicht nur die Transformation, sondern zeigen auch, welche Möglichkeiten vorhanden sind.

5. Kommunizieren Sie die neue Strategie möglichst transparent

Damit die Transformation des Ausbildungsmanagements gelingen kann, müssen Sie zuerst das gesamte Team mitnehmen. Sprechen Sie also nicht ausschließlich mit Vorstand und Betriebsrat, sondern mit jedem Mitarbeiter. Erklären Sie im Gespräch deutlich, warum Sie das Ausbildungsmanagement optimieren möchten und wie die veränderten Prozesse aussehen sollen. Ein Verständnis für das Warum und Klarheit über den Ablauf der neuen Prozesse hilft dabei, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen das neue Ausbildungsmanagement besser annehmen und die Reise positiv begleiten. Planen Sie zudem ausreichend Zeit für diesen Schritt ein. Je nach Unternehmensgröße kann der Prozess mehrere Monate in Anspruch nehmen.

 

Checkliste für die Kommunikation mit den Mitarbeitern

  • Kommunizieren Sie für alle verständlich. Verzichten Sie auf für anderen Abteilungen mitunter unverständliches Fachvokabular oder zu komplizierte Zusammenhänge.
  • Nehmen Sie Unsicherheiten. Erklären Sie genau, welche Auswirkungen die Veränderung auf den Job und die Arbeitsweise der Mitarbeiter hat. 
  • Mögliche Fragen und Antworten vorbereiten. Machen Sie sich im Vorfeld bereits Gedanken, welche Fragen Ihnen gestellt werden könnten und was die entsprechende Antwort ist. Gerade für größere Veränderungen kann dies sehr hilfreich sein.
  • Halten Sie den Dialog offen. Sollten doch noch Rückfragen entstehen, bieten Sie die Möglichkeit an, dass Mitarbeiter diese stellen können. Nennen Sie dafür einen festen Ansprechpartner, an den sich Mitarbeiter wenden können und der Ihnen sicher Rückmeldung gibt.
  • Unterstützung suchen. Fürsprecher aus dem eigenen Unternehmen zu gewinnen – vom Vorstandsmitglied bis hin zum gut vernetzten Mitarbeiter – hilft Ihnen dabei, die Veränderung zu kommunizieren und steigert die Akzeptanz im Unternehmen.
  • Halten Sie die Mitarbeiter auf dem Laufenden. Leichte, schnelle Inhalte wie kurze Videos oder ein Beitrag über das Intranet halten die Mitarbeiter auf dem Laufenden, können über Updates informieren und helfen, den Kommunikationsprozess transparent zu gestalten. 

Recorded Websession

Die Young Talents Journey von Siemens Energy

Was haben die Top-Ausbildungsunternehmen gemeinsam? Sie setzen bei der Ausbildung auf einen ganzheitlichen Ansatz, um den Azubis eine attraktive Perspektive zu bieten und um als Unternehmen die jungen Fachkräfte erfolgreich auszubilden, die den Erfolg von morgen maßgeblich mitgestalten werden. Erfahren Sie durch spannende Best Practices, wie Sie Ihr Ausbildungsmanagement den entscheidenden Schritt nach vorne bringen und alle relevanten Facetten des Ausbildungsprozesses weiterentwickeln können. Christoph Kunz (Global Head of Vocational Education and Training) gibt uns einen spannenden Einblick in das ganzheitliche Ausbildungsmanagement von Siemens Energy.

4 Best Practices für ein erfolgreiches Recruiting: Die passenden Fachkräfte für Ihr Ausbildungsmanagement von morgen

Im Schnitt kommen auf eine ausgeschriebene Azubi-Stelle zehn bis 20 Bewerber. Das Recruiting wird hiermit zum Ganzjahresspiel. Mit einem transformierten Ausbildungsmanagement können Sie jedoch die Anzahl der Bewerbungen auf eine geringere Anzahl qualitativ hochwertigerer Bewerber reduzieren. Und sparen dadurch Zeit, Geld und Ressourcen.

1. Wählen Sie die richtige Ansprache auf den passenden Kanälen

Die Generation Z sucht in der Regel online nach passenden Stellen. Studien zeigen jedoch, dass entgegen vieler Empfehlungen soziale Netzwerke wie Instagram und TikTok nicht zwingend dazu gehören. Denn diese Kanäle wollen die Nachwuchskräfte meist zu rein privaten Zwecken nutzen. Orientieren Sie sich stattdessen an Ihren entwickelten Personas und wo Sie diese mit einem passenden Target Marketing erreichen können. Beispielsweise durch Onlinekarrieremessen oder Beruf-Checks auf der Karriereseite. Diese bieten den jungen Talenten nicht nur Orientierung, welcher Beruf zu ihnen passt, sondern können darüber hinaus auch durch eine spielerische Aufbereitung einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Tipp Nr. 1: Aufwand-Nutzen-Verhältnis beachten

Achten Sie darauf, dass bei der Auswahl der Kanäle Aufwand und Nutzen im Verhältnis stehen. Dies wird noch einmal am Beispiel der sozialen Netzwerke deutlich: Influencer haben eine Reichweite von mehreren Hunderttausenden Followern. Diese Reichweite für Unternehmen zu erreichen ist sehr mühselig, zeitaufwendig und häufig nicht abbildbar. Aufwand und Nutzen stehen hier also in keinem Verhältnis. Anders, wenn Sie sich als Unternehmen an lokalen Berufsinformationsveranstaltungen an den Schulen beteiligen.

Tipp Nr. 2: Stimmen Sie sich mit dem Marketing ab 

Ihre Marketing-Abteilung kann Sie beim Ausbildungsmarketing tatkräftig unterstützen. Sei es mit ihrem Fachwissen für die jeweiligen Kanäle und Ansprachen oder mit der attraktiven Präsentation Ihres Unternehmens.

2. Passen Sie Ihre Stellenausschreibungen an

Die Stellenausschreibung ist häufig der erste Kontaktpunkt zwischen angehenden Auszubildenden und Arbeitgebern. Bereits hier sollten Sie daher die jungen Talente von sich überzeugen. Neben bekannten Angaben wie Aufgaben, Ausbildungsablauf und Anforderungsprofil hegt die Generation Z allerdings weitere Ansprüche. 

 


Checkliste: Die perfekte Stellenanzeige für die Generation Z

  • Den jungen Arbeitnehmern ist es wichtig, mit ihrer Arbeit auf einen Zweck, dem sogenannten Purpose, einzuzahlen. Dazu zählt unter anderem auch die Haltung des Arbeitgebers zu Chancengleichheit, Diversität und Nachhaltigkeit. Zeigen Sie, wie Sie zu diesen Themen stehen.
  • Karriere und Zukunft sind wichtige Themen für die junge Generation. Sie wollen wissen, was für Möglichkeiten Sie haben, sich in Ihrem Unternehmen weiterzuentwickeln.
  • Die Unternehmenskultur zählt aus Sicht der Generation Z zu den wichtigsten Faktoren für oder gegen einen Arbeitgeber. Und auch Sie profitieren von einer transparenten Darstellung Ihrer Kultur. Denn: Wer sich mit der Unternehmenskultur identifizieren kann, bleibt tendenziell länger ein Teil des Unternehmens.
  • Teilen Sie transparent, wie der Bewerbungsablauf aussieht und welche Fristen vorgesehen sind. So können angehende Auszubildende besser einschätzen, wann mit einer Rückmeldung zu rechnen ist. Andernfalls liegt die Möglichkeit näher, noch in Kontakt mit anderen Unternehmen zu treten.

 

3. Filtern Sie Bewerbungen über Kompetenzen

Auswahlfilter sind eine hervorragende Möglichkeit, um die Anzahl der Bewerbungen auf die der relevanten Bewerber zu reduzieren. Bereits seit Jahren greifen Recruiter auf diese Methode zurück. Bisher richtete sich das Filterverfahren jedoch häufig maßgeblich nach den Schulnoten des Bewerbers. Dies kann irreführend sein: Bewerber, die perfekt zum Unternehmen und seiner Kultur passen, aber keine Bestnote in einem Fach erhalten haben, schaffen es so unter Umständen nicht durch die erste Auswahlrunde. Setzen Sie dagegen doch besser auf Kompetenzen, die Bewerber besitzen und die essenziell für Ihr Kompetenzmodell sind. Auf diese Weise können Sie bereits einen großen Prozentsatz unpassender Kandidaten nach Bewerbungseingang herausfinden. Weitere Filter verkleinern diese Anzahl weiter. 

Best Practice: Siemens Energy reduziert durch Filter die Anzahl der Bewerbungen um bis zu 70 Prozent

Der Konzern hat jedes Jahr knapp 280 Stellen zu besetzen. Auf jede Stelle kommen im Schnitt 14 Bewerbungen. Um diese zu reduzieren, verwendet Siemens Energy ein dreistufiges Filtersystem, um die passenden Bewerber zu finden: 

  • Schritt 1: Der erste Filter orientiert sich an verschiedenen Parameter, darunter auch der Wohnort und das Kompetenzmodell von Siemens Energy. Bereits hierüber können 70 Prozent der unpassenden Bewerber ausgeschlossen werden.
  • Schritt 2: Ein zehnminütiger Überraschungscall bis zu 48 Stunden nach Bewerbungseingang, bei dem über die Angaben in der Bewerbung gesprochen wird.
  • Schritt 3: Ein Assessment Center mit praktischen, kreativen Aufgaben. 

Mehr zur Young Talents Journey von Siemens Energy erzählt Global Head of Vocational Education and Training Christoph Kunz im Webinar.

4. Testen Sie Ihren neuen Recruitingprozess

Probieren Sie Ihre neuen Ansätze in der Praxis aus. Beispielsweise in Kooperation mit Verbänden wie dem GJAV oder sogar dem Betriebsrat. Ersteres ermöglicht Ihnen mehr Kredibilität, wenn Sie den veränderten Prozess im Unternehmen vorstellen. Letzteres sorgt für mehr Offenheit und Akzeptanz im Unternehmen selbst. Holen Sie auch immer wieder Feedback von Ihren neuen Azubis oder Bewerbern ein, die eine Anstellung abgelehnt haben, damit Sie den Prozess iterativ verbessern können.

Fazit: Seien Sie mutig!

Welche dieser Impulse für Ihr Unternehmen am erfolgversprechendsten sind, richtet sich maßgeblich nach Faktoren wie Ihrer Unternehmenskultur oder der Größe Ihres Unternehmens. Nichtsdestotrotz bedeuten Veränderungen Zeit, Geld und viel Überzeugungsarbeit. Aber dieser Aufwand lohnt sich. Trauen Sie sich, neue Dinge auszuprobieren, um über ein verbessertes Ausbildungsmanagement Ihr Unternehmen für die Zukunft zu rüsten. Zumal das Risiko sehr gering ist: Mit nur wenigen Handgriffen können Sie das alte Ausbildungsmanagement wieder in Kraft setzen, sollte etwas nicht funktionieren. Aber mit den neuen Prozessen haben Sie so viel mehr gewonnen. 

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