HR-Glossar – Die wichtigsten HR-Begriffe

Die Bedarfsanalyse im HR-Bereich beschreibt den Prozess der Identifikation und Bewertung des Personalbedarfs eines Unternehmens. Durch eine optimale Personalbesetzung soll die Effektivität und Effizienz des Unternehmens gesteigert werden. Nur wenn Mitarbeiter mit passenden Fähigkeiten und Kenntnissen eingestellt werden, kann das Unternehmen seine Ziele erreichen und sich erfolgreich am Markt behaupten. HR-Abteilungen können hierfür auf ein breites Spektrum an Instrumenten zur Personalauswahl wie beispielsweise Assessment-Center oder psychologische Tests zurückgreifen.

Das Bewerbermanagement bezeichnet die systematische und zielgerichtete Planung, Steuerung und Durchführung von Prozessen und Maßnahmen zur Gewinnung, Auswahl und Bindung von geeigneten Bewerbern für eine Stelle oder ein Unternehmen. Dabei werden unter anderem die Anforderungen an die Stelle, die Erstellung von Stellenausschreibungen, die Durchführung von Bewerbungsgesprächen und die Gestaltung von Onboarding-Prozessen berücksichtigt.

Blended Learning bezeichnet eine Lehr- und Lernmethode, bei der traditionelle Präsenzveranstaltungen mit digitalen Lernformen kombiniert werden. Hierbei können verschiedene Formate wie beispielsweise E-Learning, Webinare oder Online-Tutorials zum Einsatz kommen. Das Ziel ist es, durch die Verwendung von digitalen Medien das Lernen flexibler und effektiver zu gestalten - häufig über den Einsatz einer zentralen Lernplattform.

Der Begriff Candidate Experience bezieht sich auf die Gesamtheit der Erfahrungen, die Bewerber während des Rekrutierungsprozesses machen. Angefangen von dem ersten Touchpoint mit einem Unternehmen bis hin zur endgültigen Entscheidung über ihre Beschäftigung. Eine positive Candidate Experience ist von entscheidender Bedeutung, da sie nicht nur das Image des Unternehmens beeinflusst, sondern auch die Fähigkeit, Talente anzuziehen und zu halten. Schlüsselfaktoren einer positiven Candidate Experience sind ein reibungsloser Bewerbungsprozess, eine klare Kommunikation, ein respektvoller Umgang mit Bewerbern und ein zeitnahes Feedback.

Collaborative Learning bedeutet, dass mehrere Personen zusammenarbeiten, um gemeinsam ein Ziel zu erreichen und Wissen zu erwerben. Dabei findet ein Austausch von Informationen und Erfahrungen statt, sodass alle Beteiligten voneinander lernen können. Ziel ist es, eine gemeinsame Lösung zu finden oder ein gemeinsames Verständnis aufzubauen. Collaborative Learning ist eine effektive Methode, um das Lernen zu fördern und die Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe zu stärken.

Datengetriebene HR-Prozesse beziehen sich auf die Verwendung von Daten und Analysen, um Personalprozesse und -entscheidungen zu verbessern. Dabei werden Daten aus verschiedenen Quellen gesammelt, analysiert und verwendet, um fundierte Entscheidungen im Personalmanagement zu treffen. Dies kann unter anderem die Identifizierung von Talenten, die Verbesserung der Mitarbeiterbindung oder die Optimierung von Recruiting-Prozessen umfassen.

Die Digitale Transformation beschreibt den Prozess, in dem Unternehmen, Organisationen und Gesellschaften ihre Geschäftsmodelle, Arbeitsprozesse und Kommunikationswege auf digitale Technologien und Plattformen ausrichten. Die Transformation bietet Wettbewerbsvorteile, Prozessoptimierungen und das Erschließen neuer Geschäftsfelder. Unternehmen, die nicht auf den Zug der Transformation aufspringen, riskieren langfristig den Anschluss an den Markt zu verlieren. Das gilt auch für den HR-Bereich, in dem durch den Einsatz von digitaler Technologie wichtige Potenziale gehoben werden können.

Employee Self Service beschreibt ein System oder eine Plattform, die es Mitarbeitern ermöglicht, verschiedene personalbezogene Aufgaben eigenständig durchzuführen oder Personalprozesse anzustoßen, ohne dabei Unterstützung von der Personalabteilung in Anspruch nehmen zu müssen. Die Funktionen umfassen typischerweise das Einreichen von Urlaubsanträgen, das Überprüfen von Gehaltsabrechnungen, oder das Aktualisieren von persönlichen Daten. Der Mitarbeiter Self Service führt zu einer Entlastung der Personalabteilung, steigert die Effizienz und bietet den Mitarbeitern einen direkten Zugang zu ihren eigenen Informationen: ein Gewinn für die Employee Experience!

Ein Entwicklungsplan legt die individuellen Ziele und Schritte zur Verbesserung der Fähig- und Fertigkeiten einer Person während ihrer Tätigkeit und insbesondere der Ausbildung fest. Dabei dient der Plan als Orientierungshilfe für die persönliche Entwicklung. Er umfasst konkrete Ziele, Aktivitäten und Maßnahmen, einen Zeitrahmen und eine Bewertung der Ergebnisse. Durch die klare Zielsetzung wird der Lernprozess strukturiert und fokussiert. Anhand regelmäßiger Überprüfungen des Fortschritts können Schwächen erkannt werden, um gezielt daran zu arbeiten. 

Unternehmen müssen sich auf veränderte Rahmenbedingungen einstellen und ihre Mitarbeiter auf neue Herausforderungen vorbereiten. Dabei umfassen Future Skills die Kompetenzen, die in den nächsten fünf Jahren für Unternehmen und ihre Arbeitnehmer von hoher Relevanz sein werden. Zu diesen Kompetenzen zählen unter anderem Innovationsfähigkeit, Digitalisierungsfähigkeit, Teamfähigkeit, Veränderungskompetenz und Verantwortungsfähigkeit. Diese Skills helfen dabei, auch im Morgen erfolgreich zu sein und Veränderungsprozesse nachweislich erfolgreicher zu absolvieren. Die benötigten Future Skills orientieren sich jedoch an der jeweiligen Strategie des Unternehmens.

Feedbackgespräche sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation im Arbeitsumfeld. Sie bieten die Möglichkeit, konstruktive von Führungskräften wie Mitarbeitern Kritik zu äußern und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Innerhalb eines Unternehmens sollte sich eine Feedbackgesprächskultur etablieren. Digitale Tools können bei der Planung und Durchführung unterstützen und dabei helfen, die Gespräche effektiver und zielgerichteter zu gestalten. 

Die Generation Z umfasst alle Menschen, die zwischen den Jahren 1997-2010 geboren wurden. Mit ihr werden Unternehmen vor neue Herausforderungen gestellt. Die Jugendlichen und jungen Erwachsenen gelten als Digital Natives und wurden in das digitale Zeitalter hineingeboren. Durch die ständige Verfügbarkeit von Informationen verlangt die Generation, dass Arbeitgeber präzise Informationen zu Ausbildungsstellen und Jobangeboten zur Verfügung stellen.  

Ein HR Chatbot oder HR Smart Assistant ist eine Anwendung, basierend auf künstlicher Intelligenz, welche in der Personalabteilung eingesetzt wird, um Mitarbeiterfragen zu bearbeiten, Informationen bereitzustellen und administrative Aufgaben zu automatisieren. Die virtuellen Assistenten reagieren auf eine natürliche Sprache und können über verschiedene Kanäle wie Unternehmens-Chatplattformen, Websites oder mobile Apps zugänglich sein. 

Die HR-Digitalisierung bezieht sich auf die Umstellung von Personalprozessen auf digitale Technologien und Plattformen. Dabei sollen HR-Aufgaben effizienter und effektiver gestaltet und Mitarbeitererfahrungen verbessert werden. Die HR-Digitalisierung umfasst die Automatisierung von HR-Prozessen, die Einführung von Self-Service-Tools für Mitarbeiter und die Nutzung von Daten und Analysen für verbesserte HR-Entscheidungen. Zudem reduziert die Automatisierung von HR-Prozessen den manuellen Aufwand und minimiert Fehler. 

Ein HR Helpdesk dient als zentrale Anlaufstelle innerhalb einer Organisation, um Mitarbeitern Unterstützung in Personalangelegenheiten zu bieten. Mit dem Service können Anliegen und Probleme rund um Themen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge oder Krankheitsmeldungen bearbeitet werden. Die Implementierung eines HR Helpdesks kann dazu beitragen, die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern, indem sie eine schnelle und kompetente Unterstützung bei allen HR-bezogenen Fragen erhalten.

Der HR-Reporting-Prozess bezeichnet den systematischen Prozess der Datenerfassung, -analyse und -aufbereitung von Personalinformationen innerhalb eines Unternehmens. Es werden relevante HR-Kennzahlen und -Indikatoren aus verschiedenen Datenquellen zusammengetragen und in Form von Berichten und Analysen aufbereitet, um Entscheidungen im Personalmanagement zu unterstützen.

Eine HR Software kann dabei helfen, Prozesse zu optimieren, Zeit und Kosten zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Tools zu den Themen Recruiting, Urlaub, Ausbildungsmanagement, Feedbackgespräche oder Spesenabrechnungen sorgen für mehr Effizienz und Übersichtlichkeit. Zudem können relevante Mitarbeiterdaten schnell und einfach abgerufen werden. Eine gute HR Software gilt zunehmend als wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit und Digitalisierung eines Unternehmens. 

Job Ghosting bezieht sich auf ein Phänomen im Rekrutierungsprozess, bei dem ein Bewerber plötzlich und ohne Vorwarnung den Kontakt zum potenziellen Arbeitgeber abbricht, nachdem er bereits Interesse an einer Stelle bekundet hat oder sogar einen Vorstellungstermin hatte. Gründe können mangelndes Interesse an der Position, plötzliche Änderungen der beruflichen Pläne, bessere Angebote von anderen Arbeitgebern oder Unzufriedenheit mit dem bisherigen Verlauf des Rekrutierungsprozesses sein. Um Job Ghosting zu minimieren, ist eine offene Kommunikation seitens des Arbeitgebers während des gesamten Recruiting-Prozesses entscheidend.

Ein Kompetenzmodell ist eine systematische Darstellung der Fähigkeiten, Kenntnisse, Erfahrungen und Verhaltensweisen, die für eine bestimmte Tätigkeit oder Rolle wichtig sind. Es beschreibt die Anforderungen an eine Person, um in einer bestimmten Position oder Funktion erfolgreich zu sein und kann zur Personalentwicklung, zur Bewerberauswahl oder zur Leistungsbeurteilung genutzt werden. Ein gut entwickeltes Kompetenzmodell hilft bei Personalentscheidungen durch objektive Bewertungskriterien, fördert gezielte Weiterbildungsmaßnahmen und verbessert den gesamten Erfolg des Unternehmens durch qualifiziertes Personal in allen Positionen.

Der Begriff Lernmanagement-System beschreibt eine Softwareanwendung oder eine webbasierte Technologie, die zur Planung, Implementierung und Bewertung eines spezifischen Lernprozesses verwendet wird. Ein effektives Lernmanagement-System ermöglicht es den Administratoren, Elemente wie Benutzerregistrierungen, Zugriffe, Inhalte, Kalender, Kommunikation, Tests, Zertifizierungen und Benachrichtigungen effizient zu verwalten. Darüber hinaus können mit Lernmanagement-Systemen die jeweiligen Lernfortschritte analysiert werden.

Multiposting ist eine Rekrutierungsstrategie, bei der eine Stellenanzeige gleichzeitig auf mehreren verschiedenen Online-Jobportalen und anderen Plattformen veröffentlicht wird. Das Ziel von Multiposting ist es, eine größere Reichweite für Stellenanzeigen zu erzielen und somit eine größere Anzahl qualifizierter Bewerber anzuziehen. Die Methode bietet Bewerbern eine größere Auswahl an Stellenangeboten und ermöglicht es Arbeitgebern, schnell und effizient eine breite Palette von Bewerbern zu erreichen.

Onboarding bezeichnet den Prozess der Einführung und Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen und knüpft daher an das so genannte Preboarding an. Hierbei werden ihm alle relevanten Informationen und Ressourcen zur Verfügung gestellt, um seine Arbeit erfolgreich ausführen zu können und sich in die Arbeitsumgebung einzufinden. Das Onboarding umfasst in der Regel auch eine Einführung in die Unternehmenskultur und die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern.

People Analytics bezeichnet die Datenanalyse und den Einsatz statistischer Methoden im Kontext von Mitarbeiterdaten, um Erkenntnisse für Personalmanagemententscheidungen zu gewinnen. Es werden Datenquellen wie zum Beispiel HR-Systeme, Mitarbeiterumfragen oder Leistungsdaten genutzt, um das Potenzial und die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten. Gleichzeitig soll die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung verbessert werden.

Der Personalbedarf bezeichnet den Bedarf an Arbeitskräften, den ein Unternehmen oder eine Organisation aufgrund von der geplanten Strategie, Arbeitsbelastung, Wachstum oder anderen Faktoren hat. Zur Ermittlung des Personalbedarfs müssen Faktoren wie die aktuelle Arbeitsbelastung des Unternehmens, sowie geplante Projekte und Expansionen berücksichtigt werden.

Die Personalentwicklung bezeichnet den gezielten und systematischen Prozess, der darauf abzielt, die individuellen Fähigkeiten, Kompetenzen und Potenziale von Mitarbeitern zu fördern und zu entwickeln. Es werden Maßnahmen wie Schulungen, Coaching, Mentoring oder Job-Rotation eingesetzt. Zusätzlich sollen die Mitarbeiter durch die Personalentwicklung langfristig an das Unternehmen gebunden werden. 

Die Personalgewinnung bezeichnet den Prozess der Suche, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter. Ihr Ziel besteht darin, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu gewinnen. Eine attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten, eine offene Kommunikation, Möglichkeiten zur Weiterbildung und Work-Life-Balance Angebote helfen dabei, eine positive Wahrnehmung des Unternehmens zu gestalten. Die Einstellung qualifizierter und motivierter Mitarbeiter verspricht langfristigen Erfolg.

Das Personalmanagement bezeichnet die Planung, Steuerung und Koordination aller Personalangelegenheiten in einem Unternehmen. Das Personalmanagement umfasst die Beschaffung, Entwicklung, Verwaltung und Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. 

Die Personalplanung beschreibt den Prozess, bei dem der Bedarf an Arbeitskräften ermittelt und geplant wird. Ziel ist es, eine optimale Auslastung der Mitarbeiter zu erreichen, um die Effizienz und die Produktivität des Unternehmens zu steigern. 

Die Personalstrategie umfasst die langfristige Planung und Umsetzung von Personalmaßnahmen, die auf die Erreichung der Unternehmensziele abgestimmt sind. Sie beinhaltet die Analyse und Bewertung der aktuellen Personalsituation sowie die Formulierung von Zielen und Maßnahmen zur Gewinnung, Entwicklung und Bindung von Mitarbeitern. 

Das Preboarding beschreibt die Phase zwischen der Vertragsunterschrift und dem tatsächlichen Arbeitsbeginn eines Bewerbers. Es verfolgt das Ziel, den Bewerber bereits vor dem ersten Arbeitstag an das Unternehmen zu binden und ein vorzeitiges Ausscheiden zu verhindern. Es können mögliche Barrieren abgebaut, Vertrauen geschafft und Vorfreude auf den Arbeitsbeginn aufgebaut werden. Ein gut geplantes Preboarding trägt maßgeblich zur erfolgreichen Integration neuer Mitarbeiter bei.

Das Recruiting bezeichnet den Prozess der Personalbeschaffung, bei dem Unternehmen aktiv nach geeigneten Bewerbern suchen, um offene Stellen zu besetzen. Dabei werden verschiedene Methoden und Kanäle genutzt, um potenzielle Kandidaten anzusprechen und zu überzeugen, sich auf eine Stelle zu bewerben. Das Ziel des Recruiting ist es, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu gewinnen, um die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu steigern und langfristig erfolgreich zu sein. Der steigende Fachkräftemangel erschwert diesen Prozess für viele Unternehmen maßgeblich.

Soft Skills bezeichnen die persönlichen Eigenschaften und Fähigkeiten, die eine Person besitzt, die ihre zwischenmenschlichen Beziehungen, Kommunikation, Teamarbeit, Führung und Problemlösungsfähigkeiten beeinflussen. Soft Skills umfassen in der Regel Fähigkeiten wie Empathie, Kommunikationsfähigkeit, Kreativität, Flexibilität, Zusammenarbeit, Führung, Zeitmanagement und Konfliktlösung.

Die strategische Personalplanung ist ein Managementprozess, der darauf abzielt, die zukünftigen Personalbedürfnisse eines Unternehmens zu analysieren, um sicherzustellen, dass es über die richtigen Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen verfügt, um seine Ziele und Geschäftsstrategien zu erreichen. Dabei werden die langfristige Personalentwicklung, die Bedarfsermittlung, das Recruiting sowie die Personalabbauplanung und die Umsetzung der Personalpolitik berücksichtigt.

Talent Management bezeichnet den systematischen Prozess der Identifikation, Entwicklung und Bindung von talentierten Mitarbeitern in einem Unternehmen sowie das Finden passender Talente und Nachwuchskräfte. Dabei geht es darum, die Fähigkeiten und Potenziale der Mitarbeiter zu erkennen, gezielt zu fördern und sie langfristig im Unternehmen zu halten, um so den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Der Einsatz von Big Data, künsticher Intelligenz und Automatisierungen kann hierbei maßgeblich unterstützen. Greifen Unternehmen auf diese Maßnahmen zurück spricht man auch von Talent Management 4.0.

Talent Relationship Management bezeichnet die gezielte und strategische Pflege von Beziehungen zwischen Unternehmen und potenziellen Talenten im Recruiting, um langfristig eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu ermöglichen. Das Ziel ist die Identifikation, Ansprache und Bindung von qualifizierten Fachkräften und die positive Wahrnehmung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber.

Unter Weiterbildung summieren sich alle Maßnahmen für eine gezielte und systematische Fortbildung von Personen, die bereits eine berufliche Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen haben. Das Ziel der Weiterbildung ist es, Wissen und Fähigkeiten zu erweitern, um berufliche Kompetenzen und Karrierechancen zu verbessern. Die Weiterbildung kann in Form von Kursen, Seminaren, Workshops oder auch durch Selbststudium erfolgen. Dabei ist es wichtig, dass die Inhalte der Weiterbildung auf die individuellen Bedürfnisse und Ziele der Mitarbeiter abgestimmt sind.

Workplace Learning bezieht sich auf den Prozess des Lernens und der Kompetenzentwicklung, der im Rahmen des Arbeitsplatzes stattfindet. Es umfasst alle Arten von Lernaktivitäten direkt im Arbeitsalltag, die dazu dienen, die Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten der Mitarbeiter zu verbessern und ihre Leistung am Arbeitsplatz zu fördern. Workplace Learning ist ein wichtiger Bestandteil der Personalentwicklung und trägt dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu steigern und die Karrieremöglichkeiten der Mitarbeiter zu verbessern.